O propunere departamentală este utilizată, în general, pentru a obține resurse pentru un program nou sau extins, un nou serviciu sau un alt mod de a face afacerea curentă care va necesita aprobarea pentru alocarea alocării bugetului departamentului. Trebuie să fie suficient de scurt pentru a respecta timpul decizional, dar suficient de cuprinzător pentru a obține aprobarea. O propunere poate fi un răspuns la o Cerere de Propunere (RFP) sau poate fi nesolicitat.
Propunerea de pregătire
Faceți-vă cercetările. Citiți cu atenție ghidul de propuneri al departamentului sau al ghidului departamentului. Știți ce solicită (formatul, lungimea, numărul secțiunilor). Urmați instrucțiunile cu precizie; nu improvizați.
Aflați cine prezentați propunerea către: directorul executiv, consiliul de administrație sau directorul departamentului. Va trebui să puneți propunerea la punctul lor de vedere. Directorul executiv va avea nevoie de o viziune mai strategică, în timp ce managerul va cere mai multe detalii procedurale. Consiliul de conducere va consta în ambele, astfel încât ambele obiective ar trebui să fie bine documentate.
Citiți planul strategic departamental sau echivalent. Va trebui să arătați modul în care propunerea dvs. îndeplinește un obiectiv strategic sau un rezultat cheie. Citiți orice alte documente departamentale pertinente, în special cele care fac referire la zona în care lucrați.
Dezvoltarea propunerilor
Începeți cu o istorie a problemei pe care o veți rezolva sau o vă veți oferi. Descrieți nevoia sau furnizați o analiză a nevoilor. Arătați-vă înțelegerea structurii departamentale și unde se va potrivi această propunere.
Identificați beneficiile propunerii dvs. - în mod cantitativ, dacă este posibil. Evidențiați punctele forte și oportunitățile cantitative și arătați soluții la punctele slabe și la amenințări. Descrieți opțiunile și posibilele alternative în ceea ce privește costurile și beneficiile relative. Faceți o analiză de risc; includ considerații juridice și identificarea soluțiilor la riscurile identificate. Menționați opțiunea preferată și arătați de ce.
Identificați resursele umane și materiale care vor fi necesare pentru opțiunea recomandată, atât în ceea ce privește numărul, cât și costul. Asigurați-vă că toate reclamațiile dvs. sunt corecte și că aveți resurse pentru a furniza rezultatele pe care le promiteți.
Precizați în mod clar intervalul de timp al lucrării. Includeți o structură de bază de defalcare a muncii sau o diagramă Gantt, care sunt atât instrumente de management de proiect. Dacă nu sunteți familiarizați cu ei, atunci găsiți un coleg care este. Asigurați-vă că includeți numele oricăror colegi care vă ajută semnificativ, fie verbal, fie în propunere.
Înainte de a trimite propunerea, lăsați-o la o parte pentru 24 de ore. Citiți-o cu atenție și identificați orice slăbiciune; strângeți gramatica. Întreabă pe cineva în care ai încredere să corectezi și rescrie dacă este necesar.
Creați un rezumat executiv. Într-o pagină sau mai puțin, menționați părțile importante ale propunerii. Puneți asta ca prima pagină. A doua pagină ar trebui să fie un index precis sau un tabel de conținut.
sfaturi
-
Dacă doriți să vă prezentați în persoană, practicați prezentarea în fața unei oglinzi sau prezentați-vă unui coleg ca pe un drum uscat.
Nu promiteți niciodată ceea ce nu puteți livra sau nu puteți formula creanțe nefondate sau neadevărate.
