Scrierea în format de afaceri diferă de alte tipuri de scriere. Instrucțiunile sunt mai rigide, iar stilul pe care îl scrieți este de obicei predeterminat. Scopul în scris în stilul de afaceri este întotdeauna să apară profesional. O mare parte din scrisul pe care îl faceți va fi pentru clienții existenți sau potențiali, colegii sau superiorii. Unele dintre aceste documente pot influența cât de bine lucrați dvs. sau compania dvs., respectarea orientărilor este esențială.
Folosiți un bloc, un bloc modificat sau un bloc semi-bloc atunci când scrieți o scrisoare de afaceri. Formatul de bloc este cel mai frecvent utilizat. În acest format, totul este justificat în stânga și cu un singur spațiu, cu excepția unui spațiu dublu între paragrafe.
Scrieți documentul pentru public. Concentrați-vă pe nevoile și interesele lor în locul dvs. Gândiți-vă la ceea ce trebuie să cunoască cititorii și să determinați modul adecvat de transmitere a informațiilor acelor cititori specifici.
Utilizați un ton formal atunci când scrieți către superiori sau clienți. Utilizați doar un ton informal pentru mesaje sau e-mailuri către colegi.
Accentuați informațiile pozitive și concentrați-vă asupra beneficiilor pentru cititor. Acest lucru este important în special atunci când scrieți o scrisoare care conține un mesaj negativ.
Scrieți clar și concis. Puteți face acest lucru prin păstrarea paragrafelor scurte, prin afirmarea unor informații importante la începutul documentului și paragrafelor și prin utilizarea listelor atunci când este posibil. Acest lucru îi ajută pe cititorii dvs., care sunt, de obicei, presați pentru timp, să găsească informațiile importante chiar dacă scot documentele.
Corectați-vă documentul pentru a vă asigura că nu conține erori de ortografie, gramatică și punctuație. Orice greșeli din scrisul dvs. vă pot face să pari neprofesionale sau neglijente.
sfaturi
-
În general, este bine să utilizați cuvintele "Eu" și "dvs." într-un document de afaceri. Cu toate acestea, aveți grijă atunci când utilizați cuvântul "noi", deoarece acest lucru vă transformă cuvintele într-o reflecție asupra întregii companii.
Utilizați întotdeauna un colon, nu o virgulă, după salut într-o scrisoare de afaceri.
