Evenimentele de colectare a fondurilor rulează între galeria socială mică și gala tematică evenimentelor publice. Potrivit lui P. Burke Keegan, autorul "strângerii de fonduri pentru organizații nonprofit", înainte de a planifica un eveniment, trebuie să puteți identifica 50% dintre participanții dvs. pentru o mică întrunire privată. Pentru o extravaganță, 35% vor face, spune el. Deși un anunț din ziar atrage toți participanții la un eveniment public în parc, evenimentele care necesită un angajament financiar ridicat sau o listă limitată de clienți necesită o invitație personală pentru a asigura participarea acestui grup de bază.
Alegeți formatul. Rezervați scrisori detaliate cu mai multe pagini pentru sponsorii eventuali evenimente sau pentru donatorii principali ai instanțelor. Pentru lista actuală de oaspeți, prezența individuală sau a cuplului la eveniment rămâne obiectivul principal. Selectați o carte imprimată sau gravată pentru cele mai formale evenimente. Pentru evenimentele ocazionale de îmbrăcăminte, o scrisoare tipărită este suficientă.
Deschideți invitația cu un salut sau un anunț de includere. Pentru o scrisoare, adresați invitația utilizând titlul social al persoanei, cum ar fi Dr., Dl, Doamna sau Domnișoara. Extindeți invitația în numele organizației. Dacă invitația nu este personalizată, renunțați la adresarea persoanei după nume și începeți cu mesajul organizației. De exemplu, "Fundația Colectorului Widget vă invită să participați la Gala Sub stele".
Elaborați pe detaliile evenimentului. Definiți formatul și scopul evenimentului, de exemplu: "O cină formală cu încasări care beneficiază de Programul de acțiune al WCF". Lăsați-l pe destinatar cu știri despre o celebritate care participă ca maestru al ceremoniilor sau despre un vorbitor principal.
Includeți ora, data și locația. Cereți participanților să răspundă la un anumit voluntar sau angajat caritabil sau la o adresă de e-mail specifică.
Listează taxa de înregistrare. Indicați dacă este evaluat pe individ, parte, masă sau echipă. Anunțați toate reducerile evaluate pentru cumpărarea avansată a biletelor.
Adăugați numărul principal al locației, astfel încât participanții pierduți să poată clarifica indicațiile din ziua evenimentului. Clarificați scopul numărului. De exemplu, scrieți "Pentru instrucțiuni numai." Alternativ, puteți imprima o hartă mică pe marginea inversă a unei litere sau includeți o hartă mică inserată într-o carte de invitație.
Închideți cu un cârlig. Raliul invită să participe cu un motiv final. Amintește-le de ce evenimentul este important. De exemplu, "Să salvăm împreună câinii în Orange County".
