Contabilitatea este o funcție detaliată de afaceri în care companiile înregistrează, raportează și analizează tranzacțiile financiare. Aceste informații oferă în mod obișnuit suport pentru deciziile de gestionare și deciziile de investiții pentru părțile interesate din sectorul extern. Informațiile contabile necesită de obicei documentația pentru rapoartele și declarațiile contabile pregătite. Această documentație acceptă informațiile contabile și oferă o persoană mai multe documente sau cifre pentru a evalua raportul.
Manuale
Manualele de contabilitate documentează politicile și procedurile specifice pe care compania o urmează în gestionarea informațiilor financiare. În Statele Unite, principiile contabile general acceptate (GAAP) sunt cele mai valoroase standarde contabile. Principiile GAAP sunt bazate pe principii, adică companiile au un anumit grad de libertate atunci când aplică principiile asupra informațiilor financiare ale companiei. Cu toate acestea, proprietarii și managerii de afaceri de obicei creează un manual pentru a furniza documente justificative cu privire la metodele specifice pe care le utilizează atunci când aplică GAAP. Firmele publice deținute trebuie, de asemenea, să divulge aceste informații în rapoartele lor financiare publicate.
Informații despre tranzacții
Companiile solicită adesea o anumită cantitate de informații sau documente pentru diverse tranzacții financiare. De exemplu, funcționarii plătiți în conturi includ, de obicei, o comandă de cumpărare, primirea facturii de bilet și a vânzătorului atunci când solicită semnătura proprietarului pentru cec. Această documentație ajută proprietarii să înțeleagă scopul verificării și să verifice precizia și validitatea acesteia. Alte tranzacții necesită o documentație similară pentru tranzacțiile contabile. Data, suma, scopul tranzacției, semnătura pregătitorului, semnătura autorizației și alte informații pot fi necesare pentru tranzacțiile contabile.
Traseul auditului
Un traseu de audit este deseori cea mai obișnuită procedură de documentare în contabilitate. Informațiile despre traseul de audit ajută persoanele să vadă modul în care departamentul contabil completează tranzacțiile financiare și contabile. Sistemele computerizate de contabilitate au consolidat procesul de urmărire a auditului, deoarece majoritatea sistemelor înregistrează un timbru de timp / dată care detaliază înregistrarea tranzacțiilor. Alte proceduri de urmărire a auditului includ furnizarea documentului inițial de tranzacție, a notelor scrise de mână cu privire la verificările matematice sau alte calcule, copii de intrare în jurnal și o ștampilă care indică primirea tranzacției de către companie sau înscrierea în registrul contabil.
