Contabilitatea este definită ca raportarea, înregistrarea și analiza datelor financiare ale unei întreprinderi. Un sistem contabil computerizat include un program sau un pachet software care înlocuiește un sistem manual sau un contabil în înregistrarea și prelucrarea tranzacțiilor financiare. Permite managerilor și altor utilizatori finali să analizeze sănătatea financiară a unei întreprinderi și să ia măsurile necesare în lumina acestor informații. Sistemele computerizate de contabilitate sunt concepute pentru a fi complet personalizabile, dar componentele primare rămân aceleași pentru diferite tipuri de sisteme.
Software-ul
Software-ul este nucleul unui sistem computerizat de contabilitate. Componenta software constă în module sau programe mai mici, independente. Fiecare modul individual efectuează o funcție diferită. Modulele pot include module de producție, client, registru general, resurse umane, managementul activelor, gestiunea financiară sau module de cumpărare și gestionare a inventarului. Toate modulele fac legătura între ele pentru schimbul de date. Un proces tipic de contabilitate integrează toate modulele unui sistem contabil computerizat, fiecare păstrând date pentru anumite activități și entități.
Hardware
Hardware-ul se referă la componentele fizice ale unui sistem. Conform cărții "Principiile contabilității", toate echipamentele fizice asociate unui sistem contabil computerizat sunt denumite hardware. Sistemele computerizate de contabilitate sunt instalate pe computere cu capacitatea de a rula sistemele. Sistemele contabile de mari dimensiuni sunt compuse din numeroase module și necesită în mod obișnuit computere cu procesoare rapide și o capacitate mare de stocare. Alte componente hardware care sunt esențiale într-un sistem computerizat de contabilitate includ dispozitivele de imprimare și scanare, precum și alte periferice, cum ar fi mouse-ul, tastatura și dispozitivele externe de stocare a datelor.
Personal
În timp ce sistemele computerizate de contabilitate sunt proiectate să funcționeze independent de intervenția manuală, ele necesită de obicei un anumit element de supraveghere. Operatorii umani trebuie să se hrănească cu datele financiare, care apoi sunt prelucrate de sistemul computerizat. Potrivit cărții "Audit de fraudă și contabilitate judiciară", alți angajați cheie dintr-un sistem computerizat de contabilitate includ controlul schimbărilor calificate, managerii de baze de date, personalul de securitate și managementul. În mod colectiv, aceste elemente funcționează pentru a asigura buna funcționare a sistemului computerizat și pentru a oferi capabilități de depanare atunci când este nevoie.
