Un sistem mic de numerar ajută companiile să plătească rapid cheltuieli mici fără înregistrarea fiecărei tranzacții. Este un fond separat de numerar care este destinat să plătească pentru bunuri sau alte cheltuieli cu venituri mici. Pentru a controla în mod corespunzător fondul de numerar mic și a-l înregistra corect în scopuri fiscale, fondul ar trebui să fie stocat într-o locație sigură și reconciliată frecvent.
Petty Cash System
În timp ce unele întreprinderi de vânzare cu amănuntul execută mici cheltuieli din cozile lor, un sistem adecvat de numerar înseamnă însemnarea unei sume fixe într-o cutie sau sertar și folosirea acesteia pentru a plăti cheltuieli mici. Încasările pentru cheltuieli intră în cutie împreună cu orice schimbare din tranzacții. Suma încasărilor și suma rămasă în numerar ar trebui să fie întotdeauna egală cu suma la care ați început. De exemplu, dacă aveți un fond de numerar mic de $ 100 și cheltuiți 27,52 dolari pentru consumabile de birou, chitanța dvs. pentru cumpărare plus fondurile rămase în fond va adăuga până la 100 de dolari.
încasări
IRS solicită încasări pentru toate cheltuielile de peste 75 de dolari, dar este un obicei bun pentru a obține încasări pentru fiecare tranzacție de numerar mic, indiferent cât de mic. Încasările vor furniza backup-ul pentru verificările minore de completare a numerarului atunci când trebuie să completați fondul. Când lichiditățile mici devin scăzute, verificați întotdeauna soldul cu încasări înainte de a adăuga mai mult. Pentru a completa fondul, scrieți un cec de companie la "Petty Cash", numerar și adăugați banii în cutie. Facturile de încasări și de reconciliere a numerarului sunt trimise contabilului pentru a intra în sistemul contabil.
Raportarea
Fișa de reconciliere și încasările de numerar sunt backup-ul pentru verificarea completă a reaprovizionării numerarului. Introduceți-le ca o singură tranzacție în registrul bancar și alocați subtotaluri fiecărei categorii. De exemplu, dacă încasările ajung până la 97.12 dolari și reprezintă 29.88 dolari pentru consumabile de birou, 43.02 dolari pentru întreținere și 24.22 dolari pentru promovare, tranzacția debitează Banca 97.12 dolari și credite pentru consumabile de birou 29.88 dolari, întreținere 43.02 dolari și promovare 24.22 dolari.
Păstrarea înregistrărilor
Ca orice altă cheltuială de afaceri, IRS cere să păstrați chitanțe și alte copii de rezervă timp de șapte ani. Atașați chitanțele în partea din spate a fișei de reconciliere numerică și fișier atunci când ați introdus-o. Păstrați chitanțele din lumină puternică. Unele chitanțe imprimate pe hârtie termică vor disparea cu mult înainte ca cerința de stocare să fie îndeplinită.
