Informațiile personale indicate pe formularul completat W-9 sunt necesare pentru procesarea salarizării și raportarea plăților către Serviciul de venituri interne. Ca o bună practică, solicitați o completare W-9 pe prima zi de lucru a angajatului dvs. și trimiteți o solicitare W-9 oricărui contractant nou. Dacă un contractant nu se conformează, trimiteți o scrisoare oficială cu o cerere plăcută dar fermă pentru un formular completat.
Formularul W-9 de bază
Un formular W-9 este un document IRS care detaliază numele, adresa, clasificarea fiscală federală și numărul de securitate socială sau numărul de identificare al angajatorului. IRS nu mandatează întreprinderile să păstreze dosarele W-9. Cu toate acestea, întreprinderile sunt obligate să colecteze și să raporteze informațiile personale enumerate în formular pentru toți angajații, iar pentru contractori plătesc peste 600 USD anual. Colectarea unui W-9 este un mod convenabil de a face acest lucru. Din această cauză, o companie ar trebui să aibă un dosar W-9 pentru fiecare angajat și contractant.
Solicitarea unui W-9
Pentru a vă asigura că colectați un W-9 de la toți angajații, includeți un formular W-9 în documentele obligatorii de prima zi pentru noi angajați. Solicitați angajaților noștri să finalizeze toate lucrările pe teren și să le returneze unui reprezentant al resurselor umane până la sfârșitul primei zile.
Atunci când achiziționați un nou contractant sau vânzător, introduceți un formular W-9 cu contractul inițial. Într-o scrisoare de solicitare W-9, cereți vânzătorului să completeze și să returneze formularul cât mai repede posibil. Luați în considerare implementarea unei politici care să plătească furnizorilor numai cu un W-9 valabil în dosar și notați această politică în scrisoarea de solicitare.
Urmând Sus
Dacă întâmpinați dificultăți în a obține un W-9 completat de la angajați sau contractori, comunicați cu tact, dar ferm că W-9 este necesar înainte de efectuarea plății. Explicați angajaților că informațiile de pe formular sunt necesare pentru a procesa salarizarea și pentru a le emite salariile. Dacă un furnizor nu returnează W-9 în decurs de o săptămână sau două, trimiteți oa doua scrisoare de solicitare pentru a continua. Dacă aveți o politică documentată în vigoare, reamintiți vânzătorului că nu îi puteți plăti fără formularul de fișier. IRS cere să faceți o cerere formală pentru un W-9, deci păstrați o copie a acestei scrisori la dosar.
Nu W-9
Dacă nu aveți un W-9 pentru un vânzător la sfârșitul anului, trebuie să raportați plățile către IRS. Completați și trimiteți formularul 1099-MISC pentru contractant și lăsați necompletat numărul de securitate socială. IRS va răspunde cu o notă că numărul lipsește, pe care trebuie să-l transmiteți contractorului, împreună cu o notă de reținere a copiilor de rezervă și o altă copie a unui W-9. Sunteți obligat să retineți impozite din plățile viitoare către acest contractor - în prezent, rata de reținere este de 28% - iar contractorul va suporta o taxă de 50 USD de la IRS.
