Înregistrarea corectă a minutelor de întâlnire reprezintă un pas critic care poate fi trecut cu vederea. În unele cazuri, menținerea unui jurnal al minutelor de întâlnire poate fi o cerință legală. Indiferent dacă este o cerință legală sau nu, este o modalitate bună de a menține pe toți cei care se concentrează și se află la fața locului în urma întâlnirii și oferă o evidență istorică a activităților organizației.
Agenda de întâlnire
Stabilirea unei agende ajută la menținerea dezorganizării întâlnirii și vă permite să scrieți o schiță avansată pentru minute. Acest lucru economisește timp și facilitează completarea secțiunilor pentru fiecare subiect așa cum este discutată.
Informații preliminare
Etichetați partea de sus a documentului "Minute de întâlnire pentru Data." În colțul din dreapta sus, listați informațiile de bază despre întâlnire. Rețineți numele companiei, data și locația întâlnirii și orele în care începe și se încheie întâlnirea.
Cine a participat
Procesul-verbal ar trebui să arate cine a participat la întâlnire. Listează numele și titlul fiecărei persoane. Dacă participanții provin dintr-o organizație diferită sau dacă sunt în patch-uri prin telefon, trebuie menționat acest lucru. De asemenea, notați cine a luat procesul-verbal al întâlnirii, care este, de obicei, secretarul corporativ.
Discuții
Pastrati subiectele de discutie simple la compilarea minutelor. Nu cita ce a spus fiecare persoană. Alegeți o descriere de bază a subiectului și menționați în mod clar ce decizie sau rezultat a fost atins. Nu este necesar să se elaboreze în continuare în procesul-verbal.
Introduceți minute imediat
Introduceți minutele de întâlnire imediat. Cu cât mai mult timp treceți înainte de minute, este mai probabil să uitați ceva important care a avut loc. Unele consideră că este util să aibă un înregistrator de banda pe timpul întâlnirii pentru a avea o înregistrare pentru a verifica după cum este necesar atunci când compilarea minutelor. Distribuiți o copie a minutelor de întâlnire tuturor celor care au participat.
