O întâlnire poate fi definită ca un proces de lucru în colaborare destinat să răspundă cine, de ce, cum și ce un anumit obiectiv. Caracteristicile reuniunilor ineficiente includ participanții pasivi și regurgitarea subiectelor discutate anterior. Reuniunile eficiente sunt, în esență, opusul acestora. Reuniunile eficiente pot spori productivitatea, moralul angajaților și profiturile.
Funcţie
Cele cinci etape pentru pregătirea și desfășurarea unor întâlniri eficiente, cunoscute și ca cele cinci P, sunt: scopul, planul, participanții, participarea și perspectiva, notează David Whetten și Kim Cameron în cartea "Dezvoltarea abilităților manageriale". intalnirea. Planul este cursul de acțiune în timpul întâlnirii. Participanții includ participanți și facilitatori. Este necesară participarea participanților și facilitatorilor. Perspectiva este obiectivul pe care întâlnirea își propune să îl realizeze și un rezumat al acordurilor care rezultă din reuniune.
Unelte
Jocurile sunt printre cele mai eficiente instrumente utilizate pentru a organiza întâlniri reușite. Sunt recomandate jocuri rapide, necostisitoare, adaptabile, cu risc scăzut și participative. Brainstorming-ul este un alt instrument care este folosit pentru a culege informații și a explica o problemă sau o situație. Alte instrumente pentru întâlniri eficiente includ chestionare, sondaje, interviuri și foi de lucru.
caracteristici
Reuniunile eficiente sunt imaginative, participative, inovatoare și angajate. Începe și se termină la timp. Cineva este însărcinat să urmărească minutele și ordinea de zi. Pauzele programate apar la orele desemnate. Vor fi încurajate discuții intense și pozitive. Participanților li se permite să evalueze întâlnirea. Întâlnirile eficiente se încheie printr-o notă prietenoasă cu facilitatorul, asigurând existența unei armonii între participanți.
Frecvență și durată
Peter Honey scrie în cartea "Îmbunătățirea abilităților oamenilor" că întâlnirile eficiente sunt organizate în mod ideal în mod ideal o dată pe săptămână, de obicei pentru aceiași participanți. Cele mai reușite întâlniri sunt rezolvate într-o oră și de obicei nu se extind la două ore.
Semnificaţie
Conducerile slab gestionate au un impact negativ asupra moralei angajaților, făcând unii să devină sceptici și pesimiști, în timp ce alții devin apatici și lipsiți de atenție. Întâlniri ineficiente, notează Barbara J. Streibel în cartea "Ghidul managerului pentru întâlniri eficiente", costă afaceri miliarde de dolari în fiecare an în oportunități pierdute și timp pierdut. Ele afectează imaginea unei organizații, evidențiază gestionarea ineficientă a acesteia și reduc productivitatea. Reuniunile eficiente păstrează două dintre cele mai valoroase resurse ale companiei: timp și talent. Întâlnirile de colaborare și eficiență îi stimulează pe angajați.
