Sistemele informatice de contabilitate (AIS) au revoluționat modul în care se desfășoară afaceri într-o perspectivă globală. Odată ce informațiile financiare sunt introduse în AIS, rapoartele financiare și declarațiile pot fi generate la mai multe niveluri de afaceri pentru a asigura profitabilitatea.
Pentru ca software-ul AIS să prezinte rapoarte și declarații financiare exacte, informațiile contabile trebuie introduse corect și eficient în AIS.
Faptele
Sistemele informatice de contabilitate (AIS) sunt la fel de bune ca informațiile introduse în sistem. Deși software-ul AIS computerizat a redus considerabil orele necesare pentru înregistrarea și tabelarea informațiilor contabile, software-ul trebuie să fie încă examinat și întreținut zilnic pentru înregistrarea tranzacțiilor financiare.
Toate tranzacțiile financiare au trei cerințe principale pentru a asigura o contabilitate adecvată a operațiunilor de afaceri: actualitatea, acuratețea și valabilitatea. Dacă tranzacțiile financiare nu respectă aceste instrucțiuni, informațiile introduse în software-ul AIS vor duce la întocmirea unor situații financiare necorespunzătoare și la eșecul AIS.
Promptitudinea
Toate tranzacțiile financiare ar trebui să fie la timp; veniturile și cheltuielile aferente apar în aceeași perioadă, facturile sunt înregistrate în luna în care sunt primite, iar intrările lunare de închidere sunt făcute înainte de închiderea perioadei contabile în AIS.
Permiterea introducerii informațiilor financiare în AIS în diferite perioade contabile sau luni calendaristice va distorsiona rapoartele financiare elaborate de AIS. De asemenea, va crea situații financiare care nu reflectă în mod corespunzător veniturile și cheltuielile care au avut loc în cursul perioadei contabile.
Precizie
Odată ce tranzacțiile financiare sunt primite în timp util, ele trebuie să fie inspectate pentru acuratețe. Rapoartele privind costurile de muncă, plățile în numerar și încasările în numerar trebuie revizuite pentru a asigura corectitudinea sumelor înscrise pe documente. Revizuirea tranzacțiilor financiare poate duce la o revizuire a altor funcții contabile dacă se fac erori consecvente.
Dacă informațiile inexacte sunt postate în AIS, reconcilierea contului va trebui efectuată pentru a găsi erori la tranzacțiile financiare.
Valabilitate
Măsurarea tranzacțiilor financiare pentru valabilitatea este un pas important în înregistrarea informațiilor în AIS. Cerințele de valabilitate sunt îndeplinite odată ce o tranzacție este determinată ca fiind precisă, fiabilă și relevantă pentru operațiunile de afaceri. Auditurile efectuate de firmele de contabilitate externe se concentrează, de obicei, pe valabilitatea informațiilor financiare introduse în AIS; înregistrarea informațiilor nevalide este o eroare critică și va fi inclusă ca o deficiență contabilă a rapoartelor de audit.
Contabilitate
Informațiile financiare trebuie să urmeze pașii corespunzători pentru a îndeplini cerințele de actualitate, acuratețe și valabilitate. Fiecare birou contabil trebuie să aibă un flux de lucru pentru a se asigura că toate tranzacțiile financiare pot fi introduse în sistemul AIS, iar rapoartele financiare sunt efectuate înainte de încheierea perioadei contabile. Fluxurile de lucru eficiente vor avea, de asemenea, fiecare document manipulat o singură dată în timpul fiecărui proces, eliminând munca sporită prin operațiunile financiare excesive.
Sclavia voită
Deși tranzacțiile financiare pot îndeplini cerințele contabile privind actualitatea, exactitatea și validitatea, unele companii se angajează în fraudă intenționată pentru a promova sănătatea financiară a companiei lor. Software-ul AIS a fost conceput ca o înregistrare computerizată care este dificil de manipulat, dar se poate face în continuare. Utilizarea de conturi speciale care ascund tranzacțiile, crearea de entități separate pentru a ascunde datoriile și utilizarea unor foști auditori pentru a proiecta o companie AIS sunt modalități de a crea informații frauduloase cu AIS.
