Utilizate în mod obișnuit în sectorul public, documentele de informare sunt documente scurte care includ rezumatele unei anumite probleme și modul de acțiune sugerat pentru a merge împreună cu acestea. Într-un mediu de afaceri, un document de informare poate fi utilizat de un asistent executiv pentru a informa CEO-ul despre o problemă care va fi discutată la următoarea ședință de consiliu, de exemplu. În acest caz, directorul executiv poate dori să cunoască contextul și contextul problemei și orice etape ulterioare, astfel încât să poată discuta despre particularități cu membrii consiliului. Dacă doriți să scrieți un document de informare pentru cineva din afacerea dvs., asigurați-vă că îl păstrați precis și succint.
Formatul unui document de informare
După cum sugerează și numele, documentele de informare trebuie să fie scurte. În general, va trebui să păstrați hârtia sub două pagini, astfel încât să fie ușor de citit și absorbit. Scopul unei lucrări de informare este de a informa destinatarul despre o problemă complexă, de a oferi contextul la un nivel înalt și de a include recomandări pentru ceea ce trebuie făcut în continuare. Acest lucru îi ajută să fie conștienți de aspectele importante pentru a lua toate deciziile necesare sau pentru a-și îndeplini sarcinile conexe. Lucrările de informare sunt scrise în limbaj clar și simplu și adesea includ puncte de bullet în loc de paragrafe dense, astfel încât acestea să fie ușor de scanat.
Începutul documentului de informare
Includeți numele persoanei în care scrieți documentul de informare, data curentă și subiectul notei de informare din partea de sus. Multe note de informare încep cu o secțiune "Scop", care este utilizată pentru a identifica motivul notei. Acest lucru va ajuta alerta cititorul de ce aceste informații sunt importante pentru ei.
Scopul acestui document este de a informa președintele despre detaliile referitoare la incidentul polițienesc din biroul nostru din Saint Louis pe 3 septembrie. Deoarece incidentul a devenit știri naționale, președintele poate primi întrebări din partea membrilor presei.
Alternativ, unele note de informare încep cu o secțiune "Probleme", unde puteți include orice probleme la îndemână care trebuie rezolvate.
Corpul principal al lucrării de briefing
Corpul lucrării de informare ar trebui să includă o secțiune privind "Considerații-cheie", în care puteți observa contextul sau fundalul problemei și orice informație relevantă pe care cititorul ar trebui să o cunoască.
Lucruri de luat în considerare: făptuitorul nu este și niciodată nu a fost angajat al acestei companii. A acționat singur, fără ajutor de la oricine din instituția noastră. În timp ce angajații au deschis ușile securizate, au făcut acest lucru sub presiune și în conformitate cu procedurile de siguranță. Trei angajați vor fi decorați de departamentul de poliție din Saint Louis pentru curajul lor, ajutând la supunerea făptuitorului.
Apoi, subliniați modul de acțiune sugerat în secțiunea "Pașii următori". Aici puteți include rezultate și scenarii posibile pe baza soluțiilor disponibile.
Ajutați în a da un răspuns
Unele lucrări de informare includ, de asemenea, "note de vorbit". Aici puteți include puncte specifice pe care cititorul ar trebui să le adreseze dacă dau un discurs sau organizează o întâlnire referitoare la subiectul în cauză. În loc să scrie un discurs pe care ar trebui să-l citească, este mai bine să includeți puncte scurte cu subiectele pe care ar trebui să le menționeze. Acest lucru îi va ajuta să explice problema în propriile lor cuvinte.
La sfîrșitul lucrării de informare, includeți informațiile dvs. de contact, astfel încât cititorul să vă poată ajunge cu ușurință dacă au întrebări.
