Știind când să scrie o scrisoare de afaceri formală versus un e-mail de afaceri poate veni cu ușurință la persoanele care sunt confortabile să transmită mesaje în diferite formate; cu toate acestea, există mai mulți factori care trebuie luați în considerare atunci când alegeți mediul. La luarea unei decizii de scriere trebuie luate în considerare factori precum expediența, formalitatea, confidențialitatea și chiar rangul sau statutul destinatarului.
Diferența primară
Primul lucru care distinge o scrisoare de afaceri de un e-mail de afaceri este că o scrisoare este, în general, considerată a fi pe hârtie, iar e-mailul de afaceri este o copie soft - un mesaj electronic. După ce compuneți o scrisoare de afaceri, o imprimați, o sigilați într-un plic, aplicați poștale și utilizați un serviciu, cum ar fi Serviciul Postal din S.U.A. sau o companie de livrare peste noapte, pentru a trimite scrisoarea destinatarului. Un e-mail de afaceri, pe de altă parte, este, de asemenea, compus, de obicei, folosind un computer sau mijloace electronice, dar este expediat electronic la destinatar într-o chestiune de doar câteva secunde.
Momentul livrării
Cel mai devreme o scrisoare de afaceri va ajunge, în general, este ziua după ce ați trimis-o prin poștă melc sau un serviciu de livrare cum ar fi FedEx. Dacă aveți nevoie de scrisoare pentru a ajunge mai devreme, puteți angaja un curier pentru livrarea aceleași zile. Veți suporta costuri fie cu opțiunea - fie o ștampilă sau o taxă de livrare. Dacă doriți ca un mesaj urgent să sosească imediat, cea mai bună opțiune este să trimiteți un e-mail de afaceri. Un firewall este doar un obstacol ușor care ar putea întârzia livrarea, dar chiar și atunci, întârzierea este practic lipsită de importanță.
Conținutul comunicării în afaceri
Dacă scrieți o comunicare formală, probabil că doriți să transmiteți mesajul într-o scrisoare de afaceri. De exemplu, dacă scrieți despre o problemă contractuală, este înțelept să aveți o copie tipărită a corespondenței dvs. Dezavantajul este că bucățile de hârtie se pot pierde, iar un e-mail de afaceri poate rămâne într-un dosar electronic pentru totdeauna. Un e-mail de afaceri poate transmite același mesaj, dar dacă este o problemă serioasă, e-mail-ul de afaceri este adesea considerat mai puțin formal decât o scrisoare de afaceri. Dacă comunicarea dvs. necesită o semnătură de cerneală, evident că nu puteți semna un e-mail de afaceri în cerneală. Cu toate acestea, puteți aplica o semnătură electronică sau digitală unui mesaj de poștă electronică.
Scrisoare Versus E-mail Format
Potrivit Centrului de scriere al Universității de Nord din Michigan, formatul utilizat în mod obișnuit pentru scrisori de afaceri este stilul blocului. Fiecare secțiune a literei este în linie cu marginea din stânga în stilul blocului tradițional. Un bloc modificat poziționează salutul și semnătura de încheiere în secțiunea de mijloc inferioară a literei; formatul semi-bloc înseamnă paragrafele sunt indentate. Dacă scrieți un e-mail de afaceri, este ușor să replicați formatul blocului tradițional prin tastarea salutului, salutării și încheierii salutării cu marginea din stânga, deoarece dacă ați bifat pentru linii de paragrafe și salutări de închidere, formatul poate părea ciudat, în funcție de pe dimensiunea monitorului sau a ecranului de la care destinatarul citește comunicarea.
Menținerea confidențialității
Puteți utiliza un filigran într-o scrisoare de hârtie pentru a indica "Confidențial" sau puteți marca e-mailurile de afaceri Confidenţial făcând clic pe una dintre opțiunile pe care le oferă programul dvs. de e-mail. Nici o scrisoare de afaceri și nici un e-mail de afaceri nu pot garanta confidențialitatea absolută, deoarece destinatarul poate copia scrisoarea sau pur și simplu trimite e-mailul către o persoană care nu a fost informată despre comunicarea inițială. În ambele cazuri, trebuie să vă bazați pe integritatea destinatarului pentru a păstra confidențialitatea corespondenței dvs.
Starea poate face diferența
Este posibil ca un supraveghetor care scrie un raport direct să folosească un e-mail pentru comunicarea unui mesaj informal, cum ar fi notificarea că va ieși din birou. Nu are nevoie să ofere personalului său o scrisoare oficială pentru o astfel de corespondență de rutină. Pe de altă parte, dacă comunică o directivă politică sau emite o recomandare sau o acțiune disciplinară, o copie tipărită ar putea fi formatul preferat, și asta dacă întreprinderea menține înregistrări pe hârtie. În cazul birourilor fără hârtie, un e-mail de afaceri este forma necesară de comunicare, indiferent de subiect. Într-un alt caz, în cazul în care un raport direct îi scrie supervizorului să-i trimită demisia, o scrisoare de afaceri trimisă de mână deschide ușa pentru o scurtă conversație (dacă se dorește) despre motivele pentru care se resemnează, deoarece scrisoarea nu poate conține astfel de detalii.
