Contabilitatea manuală implică utilizarea registrelor de hârtie și a jurnalelor pentru înregistrarea tranzacțiilor financiare. Aceste instrumente provin dintr-o epocă trecută. Contabilii - purtând frecvent vizoare verzi și banderole negre - ar folosi contabilitatea manuală pentru a ajuta la păstrarea punctajului financiar pentru companiile lor. Întreprinderile de astăzi pot utiliza contabilitatea manuală pentru anumite procese. Dezavantajele, cu toate acestea, pot slăbi activitățile de contabilitate manuală.
Consumă timp
Procesele de contabilitate care folosesc jurnalul de hârtie și registrele sau alte instrumente similare necesită un timp prea mare pentru a îndeplini sarcinile. Contabilii vor trebui să găsească conturi și jurnale în sistem înainte de înregistrarea înregistrărilor. Verificarea soldurilor conturilor și revizuirea informațiilor este, de asemenea, dificilă. Contabilii ar putea fi, de asemenea, nevoiți să tragă prin mai multe documente pentru a localiza informațiile solicitate de directori. Copierea acestor informații poate fi dificilă.
Subiectul erorilor
Erori pot fi destul de frecvente în procesele de contabilitate manuală. Erorile frecvente sunt introducerea informațiilor în conturi incorecte, transpunerea figurilor sau înregistrarea informațiilor înapoi. Deși aceste erori sunt, de asemenea, în sistemele contabile moderne, sistemele manuale nu au verificări și balanțe interne. Contabilii care cercetează erori vor petrece adesea mai multe ore pentru a localiza și corecta intrările. Multi contabili care lucrează în mai multe registre contabile manuale pot exacerba aceste probleme.
Lipsa securității
Lipsa securității este un alt dezavantaj obișnuit al contabilității manuale. Companiile nu pot să împiedice angajații să revadă datele sensibile din registrele și jurnalele de hârtie. Fișierele copiate și stocate pe un computer pot fi, de asemenea, mai puțin sigure. Acest lucru poate permite angajaților să abuzeze de informațiile financiare prin fraudă sau delapidare. Angajații nemulțumiți pot, de asemenea, să deterioreze iremediabil informațiile și să distrugă înregistrările financiare importante.
Câteva copii disponibile
Organizațiile mari găsesc adesea dificilă contabilitatea manuală din cauza lipsei mai multor registre și reviste. Cele mai multe companii vor avea un jurnal pentru conturi de plătit, conturi de încasat, salarizare, active fixe și așa mai departe. Acest lucru înseamnă că un singur contabil poate lucra la un jurnal în orice moment. Separarea acestor registre în pliante poate duce la o mai mică securitate și la potențialul de duplicare a informațiilor în sistemul contabil.
