O agendă de întâlniri organizată și dezvoltată asigură că toate subiectele importante sunt acoperite la o întâlnire dată. O structură de contur vă ajută să îndrumați direcția întâlnirii, astfel încât să nu sari de la un subiect la altul, permițând desfășurarea într-o manieră mai eficientă a afacerilor. Începeți schița agendei cu mult înainte de întâlnire, astfel încât să puteți crea mai multe proiecte și să le trimiteți participanților înainte de întâlnire pentru a le spune ce să se aștepte.
Scrieți toate subiectele pe care trebuie să le acoperiți la întâlnire. Începeți cât mai mult posibil. De exemplu, scrieți "Programare", care poate conține mai multe subcategorii. Utilizați orice note din întâlnirile anterioare, e-mailurile și informațiile pe care le aveți pentru a vă asigura că aveți toate subiectele necesare scrise.
Comunicați cu alți planificatori sau participanți la întâlniri și întrebați dacă au subiecte care necesită atenție. Dați-le un termen limită pentru subiectele și elementele propuse, astfel încât să aveți timp să faceți orice cercetare ulterioară sau corespondență, dacă este necesar, apoi introduceți-le în schiță.
Organizați-vă subiectele. Căutați subiecte care pot fi plasate sub un subiect mai mare. Dacă nu, treceți prin fiecare subiect general și dezactivați-l în anumite elemente de pe ordinea de zi. De exemplu, o agendă de întâlniri de producție ar putea conține "conflicte de repetiție" și "date de memorat" în subiectul "Programare".
Puneți împreună subiectele principale după ordinea importanței. Decideți ce subiecte ar trebui să se îndrepte mai întâi asupra conturului, pe baza importanței acestora, a timpului necesar pentru a le discuta și a unor considerații speciale, cum ar fi persoana care prezintă partea din întâlnire care trebuie să plece mai devreme, de exemplu.
Introduceți subiectele principale într-o listă verticală cu caractere aldine, mai mari, cu font între 14 și 16 puncte. Indicați o dată și bifați fiecare subtitrare direct sub subiectul principal. Puteți numi sau scrie subiecte și subiecte așa cum doriți. Includeți toate punctele detaliate sub fiecare subtopic.
Deasemenea bateti si linistiti acele elemente, astfel incat stau sub subtopic, chiar in dreapta. Majoritatea programelor software se dau automat la indentare, glonț și număr atunci când apăsați "Enter" și "Tab" la sfârșitul unei sub-teme principale sau subtitrate.
Introduceți toate informațiile necesare pentru întâlniri în centrul de sus al documentului, inclusiv titlul și data întâlnirii, ora, locația, invitații sau participanții așteptați și informațiile de contact ale organizatorului întâlnirii.
Notați numele prezentatorului fiecărui subiect de lângă capitolul principal sau subtopic, dacă este cazul. Rețineți cât timp acordați fiecare subiect. Consultați-vă cu prezentatorul pentru a vă asigura că îi acordați suficient timp.
