Structura organizațională formalizată se concentrează mai degrabă pe roluri și poziții decât pe persoanele din posturi. Formalizarea este procesul de creare a unei structuri formalizate și include menținerea acestei structuri formale în timp. Formalizarea unei structuri organizaționale este inițiată de obicei în încercarea de a raționaliza procesul de luare a deciziilor. Organizația formalizată este esențială pentru organizația în care sunt cunoscute problemele și schimbările sunt implementate încet și cu intenție.
Structura formală vs. informală
Spre deosebire de structura organizațională informală, care apreciază persoana de deasupra locului de muncă și permite evoluția rolurilor așa cum este prescrisă de titularul poziției, structura organizațională formală constă în roluri stabilite care nu se schimbă ușor. Structurile organizaționale informale sunt în unele privințe mai inovatoare decât structurile formalizate. Cu toate acestea, structura informală este cea mai utilă pentru industriile care se schimbă rapid, cum ar fi sectorul tehnologic. În plus, mărimea organizației poate indica gradul de formalizare necesar. Este esențial să se înțeleagă nevoile organizației individuale atunci când se stabilește structura cea mai eficientă pentru fiecare situație.
Identificare
Formalizarea poate fi identificată prin gradul în care rolurile organizaționale sunt separate de persoanele care îndeplinesc aceste roluri. Structura organizațională formalizată constă într-o structură ierarhică, de raportare și de luare a deciziilor de sus în jos. Este recunoscută de existența unor standarde și regulamente explicite, codificate. O structură formalizată include de obicei mai multe niveluri de supraveghere, inclusiv directori de nivel superior sau șefi de departamente, manageri de mijloc și supraveghetori operaționali.
Beneficii
Unul dintre beneficiile formalizării unei structuri organizaționale este caracterul rutin al succesiunii. Rolurile unei poziții specifice vor rămâne aceleași, indiferent cine locuiește în poziția specifică. Procedurile de lucru sunt documentate astfel încât un nou angajat să poată fi ușor inserat într-o poziție vacantă fără a schimba procesele asociate poziției. Structura durabilă a unei organizații formalizate nu se modifică decât dacă este modificată intenționat de către conducere. Structura este ușor de înțeles și explicată. În plus, alinierea proceselor de lucru zilnice cu misiunea generală a organizației se realizează cu ușurință într-o structură organizațională formalizată.
Schema de organizare
Structura unei organizații formalizate, precum și rolurile și relațiile dintre aceste roluri, este de obicei vizibilă prin utilizarea unei organigrame. Graficul prezintă diagramele rolurilor individuale din cadrul organizației, inclusiv cine raportează către cine. De asemenea, aceasta ilustrează modul în care informațiile și deciziile decurg din cadrul organizației. Organigrama este un instrument valoros în procesul de formalizare.
