O organizație tipică de afaceri își realizează sarcina de lucru creând o serie de sarcini care sunt efectuate și executate după cum este necesar. Aceste sarcini pot include achiziționarea de materiale, servicii de vânzare, angajarea angajaților sau răspunsul la clienți. Plasarea acelor sarcini în serii de sisteme organizate și interconectate poate aduce beneficii companiei prin introducerea eficienței și a ordinii în timpul zilei de lucru și, în cele din urmă, creșterea liniei de bază. Sistemele de lucru permit sarcinilor cotidiene să funcționeze într-un mod coordonat și să ofere un cadru de bază pentru a produce servicii și produse.
Definiți sistemul
Un sistem de lucru este un efort colectiv și este conceput atunci când o anumită sarcină sau obiectiv este identificat ca necesitând mai mult de o persoană pentru a realiza. Sistemele de lucru includ tehnologia, informațiile și resursele de afaceri pentru a crea servicii sau produse pentru clienții externi și interni. Persoana sau persoanele care recrutează alții să opereze în cadrul sistemului de lucru trebuie să definească mai întâi și să organizeze sistemul care să permită realizarea obiectivului. Sistemul trebuie definit pentru a cunoaște care sunt lucrătorii și mașinile necesare, ce va face fiecare și cum va curge sistemul de la o sarcină la alta pentru o eficiență maximă.
Tipuri de sisteme de lucru
Nu există un singur tip de sistem de lucru, deoarece conceptul de sistem de lucru este o cochilie care poate fi umplută cu scopurile și nevoile unei organizații. Exemple de sisteme de lucru includ un sistem de informare, un lanț de aprovizionare, un serviciu pentru angajați sau clienți și sistemul pe care un cumpărător îl introduce când comandă un produs de la organizație. Adresele de comerț electronic pot fi, de asemenea, considerate sisteme de lucru care îndeplinesc sarcini precum marketingul, serviciul pentru clienți sau gestionarea tranzacțiilor.
Unele sisteme de lucru sunt concepute pentru a îndeplini o sarcină și apoi a se încheia, cum ar fi un proiect special (conferință, colectare de date) sau un produs care este fabricat pentru o anumită perioadă de timp și apoi întrerupt. Alte sisteme de lucru se pot lega împreună pentru a forma un sistem de lucru mai mare, cum ar fi sistemul de lucru care produce un produs. De exemplu, sistemele de lucru pentru producția de produse (linii de producție) leagă sistemul de lucru al lanțului de aprovizionare (achizițiile de materiale), sistemul de proiectare (inginerie) și sistemul de lucru pentru ambalare (produce un produs gata de achiziție).
Elemente ale sistemului
Toate sistemele de lucru conțin o serie de elemente care influențează sistemul de lucru. Elementele sunt interdependente și funcționează împreună pentru a crea un întreg sistem. Aceste elemente includ lucrătorul, sarcina, structura organizației, politicile și orientările organizației și practicile de conducere ale organizației.
Lucrătorul poate fi un angajat sau un lucrător contractat. Sarcina de lucru include ceea ce trebuie făcut și modul în care trebuie îndeplinită sarcina. Structura organizației include indivizii, rolurile în cadrul companiei și modul în care rolurile se referă la munca care trebuie făcută. Politicile organizației includ acorduri, reguli și declarații care dictează modul în care este necesară finalizarea lucrărilor.Practicile de conducere în cadrul organizației controlează și direcționează realizarea sistemului de lucru și ajută la menținerea concentrației și motivației.
Cadrul de bază
Deși sistemele de lucru variază foarte mult între organizații, există un cadru de bază al componentelor care pot fi utilizate pentru a umple sistemul de lucru. Aceste componente includ participanții, activitățile și procesele, tehnologiile, informațiile sau datele, mediul fizic, strategiile de proces și produsul final. Componentele de cadru se intersectează cu elementele pentru a produce sistemul de lucru.
Revizuirea sistemelor de lucru
Dinamica revizuirii unui sistem de lucru existent poate fi realizată prin impunerea unui set de faze asupra sistemului de lucru. Cunoscute ca ciclu de viață al sistemului de lucru, aceste etape sunt descrise ca operațiuni și întreținere (îmbunătățiri continue), inițiere (nou sistem de lucru), dezvoltare (cerințe noi) și implementare (instalare, instruire, testare). Atât revizuirile planificate cât și cele neplanificate și schimbările pot apărea atunci când se utilizează aceste patru faze. Modificările planificate utilizează toate cele patru faze, iar schimbările neplanificate sau neprevăzute apar în fiecare fază, sub formă de adaptări, experimentări și reparații.
