Gestionarea înregistrărilor este o funcție obligatorie a companiilor, a organizațiilor nonprofit, a agențiilor guvernamentale, a agențiilor sociale, medicale, comerciale, financiare, școli, colegii și universități și a tuturor celorlalte tipuri de entități care generează informații care trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Gospodăriile individuale trebuie, de asemenea, să practice bune gestionări de înregistrări. Gestiunea înregistrărilor este în plus un proces sistematic, organizat, planificat și controlat de gestionare sau urmărire a ciclului de viață al înregistrărilor. O înregistrare poate fi un obiect hârtie tangibilă sau poate fi în formă digitală sau electronică. Înregistrările pot fi păstrate pe documente financiare, medicale, informative, oficiale, documente de birou, salarii, formulare guvernamentale și e-mailuri între sute de alte tipuri de înregistrări. Managementul înregistrărilor abordează cele trei faze ale ciclului de viață al înregistrărilor: crearea sau primirea unei înregistrări; întreținerea, stocarea în siguranță, recuperarea sau utilizarea generală a unei înregistrări; eliminarea unei înregistrări.
Crearea de înregistrări
Crearea sau primirea de înregistrări este ceea ce creează cererea de gestionare a înregistrărilor. Fie o cerere de angajare, o factură sau un raport de control al inventarului, odată ce înregistrarea a fost creată, toate celelalte operațiuni sau funcții de conducere pentru înregistrarea respectivă trebuie să fie utilizate. O funcție a procesului de gestionare a înregistrărilor este de a determina fluxul înregistrării odată ce a fost creat sau primit. Cine trebuie să vadă înregistrarea? Unde se înregistrează înregistrarea după ce toată lumea a văzut sau a acționat asupra înregistrării (cum ar fi înregistrarea unei plăți în cont)? Cine este responsabil pentru asigurarea stocării în siguranță a înregistrării? Toate aceste întrebări necesită răspunsuri bine comunicate.
Menținerea înregistrărilor
Menținerea înregistrării implică dezvoltarea operațiilor pentru stocarea înregistrării. O serie de considerente trebuie să se realizeze atunci când se stochează înregistrări, incluzând înregistrarea disponibilă pentru recuperare de către cei care trebuie să facă referire la informație sau care au acces la natura personală a înregistrării. Cealaltă parte a înregistrării disponibile indică cine nu poate avea acces la înregistrare. În cazul în care înregistrarea nu se află în stoc, este esențial ca managementul înregistrărilor să aibă un sistem care să stabilească cine are înregistrarea, unde înregistrează și când intenționează să returneze înregistrarea. Asigurarea returnării corespunzătoare a înregistrării este, de asemenea, o parte importantă a sistemului de gestionare a înregistrărilor. Depozitarea în siguranță a înregistrărilor poate include stocarea copiilor digitale ale fiecărei înregistrări în afara sediului într-un alt birou sau într-o cutie de depozitare la bancă. Înregistrările trebuie păstrate într-o locație uscată și rece, pentru a preveni deteriorarea hârtiei sau a copiilor electronice. Procesele de arhivare fac parte din faza de întreținere a gestionării înregistrărilor. Determinarea momentului în care o înregistrare devine eligibilă pentru arhivare face parte din gestionarea înregistrărilor. Selectarea unde sunt arhivate înregistrările și durata de arhivare a înregistrărilor fac parte și din această funcție. Unele înregistrări, cum ar fi înregistrările istorice, pot fi păstrate pentru viață și, uneori, dincolo de companie. Pentru orașe, state și localități, înregistrările istorice pot fi stocate pentru o perioadă nedeterminată de timp.
Eliminarea înregistrărilor
Eliminarea înregistrărilor în intervalul de timp corespunzător este critică. Eliminarea celor mai multe înregistrări ar trebui să fie finalizată prin mărunțire. Considerații privind eliminarea includ determinarea duratei de stocare a înregistrării. Termenul pentru păstrarea înregistrărilor depinde de natura înregistrării. Unele stocări înregistrate sunt dictate de reglementări guvernamentale, cum ar fi înregistrările fiscale, unele de către bănci pentru gestionarea împrumuturilor și unele prin orientări juridice, cum ar fi documentele de înmatriculare. De asemenea, include stabilirea modului în care se elimină înregistrările, cum ar fi mărunțirea în cadrul companiei sau angajarea unei companii externe pentru a împărți și a dezvolta un sistem de urmărire a eliminării. Listarea înregistrărilor pe categorii în care au fost eliminate, modul în care au fost eliminate și unde pot fi benefice gestionarea înregistrărilor pe termen lung. Mai mult, punerea în aplicare a unui mecanism de semnalizare pentru eliminarea înregistrărilor poate ajuta la asigurarea faptului că toți cei care trebuie să știe știu înainte de a distruge înregistrările.
Alte considerente pentru gestionarea înregistrărilor
Mai multe alte opțiuni pentru a se potrivi cu un sistem de gestionare a înregistrărilor includ documentarea și comunicarea politicilor și procedurilor asociate gestionării tuturor documentelor, dezvoltarea și implementarea mecanismelor și procedurilor de control pentru fiecare fază de gestionare a înregistrărilor și păstrarea sistemelor de gestionare a înregistrărilor simple și ușor de comunicat și ușor de a gestiona.
Resurse pentru managementul înregistrărilor de curs
Există sute de resurse disponibile pentru a învăța o gestionare eficientă a înregistrărilor. Școlile tehnice, colegiile și universitățile, instruirea online și cărțile de referință abundă la librăria locală sau la librăriile de colegiu care pot contribui la dezvoltarea unui sistem eficient de gestionare a înregistrărilor. Verificați întotdeauna cu reglementările locale, de stat și federale cu privire la regulile specifice pentru gestionarea înregistrărilor.
