JISC InfoNet descrie gestionarea înregistrărilor ca gestionare sistematică a tuturor înregistrărilor împreună cu informațiile sau datele pe care le conțin. În trecut, aceste înregistrări erau stocate pe suport de hârtie și fiecare organizație mare avea un registru, uneori echipat de o armată de grefieri. Astăzi, sistemele electronice de gestionare a înregistrărilor au fost preluate. Atât sistemele manuale cât și cele electronice de gestionare a înregistrărilor au avantaje clare, precum și dezavantaje.
Recuperarea și partajarea datelor
Un motiv principal pentru care multe organizații au trecut fără hârtie este ușurința cu care un sistem electronic permite recuperarea și partajarea informațiilor. Atunci când datele sunt ținute pe hârtie și stocate într-un registru, recuperarea acestora reprezintă o provocare. Mai mult decât atât, informațiile pot fi utilizate numai de către un individ la un moment dat. În timp ce sistemele electronice rezolvă această problemă, ele vin și cu alte provocări.
Costul echipamentelor și potențialul de uzură
Atunci când o organizație merge fără hârtie, există volume imense de date ținute pe hârtie, care trebuie să fie scanate și stocate într-un format digital. Hardware-ul și software-ul necesare pentru acest exercițiu au costat o sumă substanțială de bani. Cheltuielile inițiale, un dezavantaj semnificativ față de sistemele electronice este că atât hardware-ul, cât și software-ul devin caduce într-un timp relativ scurt. Hardware-ul ar putea fi necesar să se schimbe în numai 18 luni, în timp ce software-ul se schimbă la fiecare 2-3 ani.
Sistemele electronice și emisiunea de persoane
Implementarea unui sistem electronic de gestionare a înregistrărilor necesită o schimbare a atitudinii angajatului. Orice schimbare radicală a unei organizații este văzută cu scepticism de mulți angajați care nu sunt siguri cum vor afecta aceste schimbări. Atunci când metodele mai vechi de organizare a fișierelor sunt înlocuite cu altele noi, angajatul simte o pierdere de control și acest lucru trebuie abordat prin asigurări de la angajator - și susținut de succesul sistemului implementat.
Securitate și alte probleme
Odată cu sporirea partajării informațiilor pe care un sistem electronic de gestionare a înregistrărilor face posibila, vine problema securității. Dacă nu se vor lua măsuri adecvate, devine posibil ca informațiile confidențiale ale societății să ajungă în mâinile greșite. Mai mult, gestionarea înregistrărilor ar putea deveni o problemă atunci când sistemul este înfundat cu înregistrări inutile (cum ar fi copii de document). Nu este neobișnuit să găsim situații în care o cantitate substanțială de înregistrări este de fapt corespondență nedorită.
