Rațiunile de raportare recomandă modificări ale politicilor sau procedurilor de afaceri. Ele oferă dovezi care justifică un curs de acțiune care rezolvă o problemă sau îmbunătățește performanța, de exemplu. Acestea prezintă deseori soluții care au ca rezultat economii sau câștiguri financiare. Pentru a crea un raport eficient, trebuie să furnizați argumente convingătoare și dovezi care să susțină modificările pe care le propuneți.
Utilizați o notă de bază în memorie (În / de la / Data / Subiect) și completați-o. Clarificați cine ar trebui să citească raportul, cine l-a scris și ce este subiectul conținutului.
Scrieți un paragraf de deschidere care descrie problema sau scopul raportului dvs. Explicați în câteva propoziții care sunt recomandările dvs. și explicați beneficiile pe care le vor aduce.
Scrieți o introducere în raportul dvs. care detaliază scopul și semnificația raportului dvs. Includeți informații de fond relevante care vor ajuta cititorul să înțeleagă motivele și raționamentul din spatele recomandărilor dvs.
Utilizați corpul principal al raportului dvs. pentru a explica modul în care sugerați implementarea recomandărilor. Furnizați detalii specifice despre noile proceduri sau soluții și efectele pe care le vor avea. Explicați cine va fi implicat, ce vor face, ce va costa și cât timp va dura până la îndeplinire.
Menționați cercetarea sau metodele pe care le-ați urmat pentru a ajunge la concluziile dumneavoastră. Includeți dezavantajele și problemele pe care noile proceduri le-ar putea crea, precum și beneficiile. Fii precis, organiza-ti logic materialul si fii corect; acest lucru va adăuga forță argumentelor dvs.
Finalizați raportul de justificare cu un scurt rezumat al concluziilor și recomandărilor dvs. Nu introduceți noi informații în acest stadiu; în schimb, analizați principalele argumente în sprijinul recomandărilor dvs. Scrieți un scurt paragraf de închidere pentru memo.
sfaturi
-
Evidențiați avantajele recomandărilor dvs. și explicați modul în care acestea depășesc orice dezavantaje. Păstrați scrisul dvs. pozitiv. Evitați cuvinte precum, poate și posibil. Furnizați echilibru în raportul dvs., discutați soluții alternative. Plasați recomandarea pe care o simțiți mai promițătoare. Fii clar despre ce măsuri trebuie să ai în recomandările tale. Evitați generalitățile; fii specific. Introduceți fiecare recomandare cu un verb activ pentru a adăuga tărie sugestiilor dvs.
