Sa întâmplat tuturor cu cel puțin o dată. Ai mers la cumpărături sau ai făcut un serviciu și ai avut o experiență teribilă pentru clienți. Bineînțeles, veți spune probabil prietenilor dvs. totul despre asta. Cu toate acestea, dacă doriți să vă asigurați că nu se întâmplă din nou, una dintre cele mai bune modalități de a obține satisfacție este să scrieți o scrisoare de reclamație pentru clienți. Nu este întotdeauna distractiv să scrii unul dintre acestea - pentru că singurul motiv pentru care o faci este că ai avut o experiență neplăcută - dar se poate face într-un mod profesionist care ți-ar putea aduce niște rezultate surprinzătoare. Iată cum puteți scrie o scrisoare de reclamație pentru clienți, care va primi o atenție din partea celor care o citesc.
Cum se scrie o scrisoare de plângere pentru clienți
Mai întâi de toate, obțineți un nume. Aflați a cărui atenție ar trebui să o aibă scrisoarea. Nu o trimiteți doar la "Atenție: Serviciul Clienți", pentru că nimeni nu este responsabil pentru acest lucru. Adresați-vă magazinului, fie în persoană, fie la telefon, cine este persoana responsabilă de plângerile clienților. Orice corespondență trebuie trimisă atenției persoanei respective. Dacă au și un titlu, asigurați-vă că îl includeți astfel: "Atenție: David Jones, vicepreședinte de marketing".
Apoi scrieți scrisoarea dvs. Nu trimiteți e-mailuri; ele sunt mult prea impersonale și le este ușor să dispară în spațiul cibernetic. Trimiteți o scrisoare obișnuită fie către magazin, fie către birourile corporative. Păstrați-vă scrisoarea scurtă și concisă; nu mai mult de două pagini ar trebui să fie tot ce aveți nevoie pentru a explica situația.
Când lucrați la scrisoarea dvs., includeți specificul situației. Spuneți exact ce sa întâmplat, cum ar fi: "Când am fost la magazinul dvs. marți, 5 martie, un casier numit Lorraine mi-a fost extrem de nepoliticos." Dacă este posibil, documentați ori. Dacă este vorba despre un magazin sau o afacere unde aveți un cont numerotat, cum ar fi un magazin universitar sau un birou de medic, includeți numărul dvs. de cont în toată corespondența. Acest lucru vă va ajuta pe cei care vă citesc scrisoarea să vă conecteze reclamația cu cine sunteți de fapt.
Utilizați un ton pozitiv, respectuos. Este posibil ca scrisoarea dvs. să se adreseze unei persoane administrative superioare, care va simpatiza cu situația dvs. În loc să fiți ostili, spuneți că sunteți o victimă nevinovată. Chiar mai bine, clarificați că înțelegeți că un astfel de serviciu rău nu este standardul normal al companiei și că știți că afacerea lor nu ar fi tratat-o în mod deliberat în mod deliberat. Amintiți-le că într-adevăr vă bucurați de cumpărături acolo, dar doriți să vă asigurați că sunt conștienți de o situație potențial dăunătoare serviciului clienți.
În cele din urmă, cereți un răspuns. Stabiliți un termen limită, dar faceți unul rezonabil. Spuneți ceva de genul: "Sper să vă aud din nou în următoarele treizeci de zile, pentru ca această problemă să poată fi rezolvată". Dacă nu veți auzi înapoi de la persoana la care ați scris în timpul alocat, apelați sau trimiteți o scrisoare de urmărire (un alt motiv pentru care ar trebui să obțineți numele persoanei pe scrisoare). Oricare ar fi răspunsul, fie că este vorba de o scrisoare de scuze sau chiar de cupoane pentru produse suplimentare, trimiteți o notă de mulțumire odată ce scrisoarea a fost rezolvată. Urmați aceste strategii simple și sunteți sigur că veți primi un răspuns pozitiv la plângerea dvs. de client!
sfaturi
-
Dacă este posibil, încercați să rezolvați situația imediat după ce se întâmplă. Șansele sunt bune că, vorbind cu un manager sau supraveghetor în persoană, veți putea obține o anumită satisfacție. Dacă supraveghetorul sau managerul de magazin nu vor avea timp să vă vorbească sau dacă vă vor respinge fără a rezolva problema, atunci mergeți mai sus în scara corporativă.
Avertizare
Nu faceți cerințe nerezonabile, cum ar fi "Vreau ca mecanicul să fi concediat!" sau "mă aștept să fiu compensat pentru acest inconvenient!" Dacă nu ați fost afectat financiar de incident, o simplă scuză este un răspuns perfect bun.
