Întreprinderile moderne pot segmenta mesajele pentru a viza grupuri mici de clienți sau pot transmite instantaneu știri către forțe de muncă mari, împrăștiate. Cu toate acestea, aceste oportunități nu au făcut comunicările de afaceri mai puțin provocatoare decât înainte. Deși organizațiile învață rapid consecințele lipsei de a comunica în mod eficient clienților și părților interesate din exterior, comunicările interne ineficiente pot fi mai greu de observat până când este prea târziu.
Probleme de preferință
Angajații ar putea găsi dificilă reconcilierea preferințelor lor de comunicare cu cele ale colegilor lor. Un lucrător mai în vârstă ar putea prefera să comunice prin telefon, de exemplu, în timp ce colegul său mai mic se bazează pe comunicațiile electronice. Dacă lucrătorul mai tânăr răspunde la un mesaj vocal printr-un e-mail în loc să returneze apelul, lucrătorul mai în vârstă se poate simți disrespectat, Cel mai bine este să utilizați metoda pe care omologul dvs. o preferă. Dacă contactul dvs. în IT răspunde întotdeauna la e-mailurile dvs. rapid, dar durează mult timp pentru a returna un apel telefonic, transmiterea electronică a întrebărilor dvs. este soluția mai eficientă.
Comunicarea de știri proaste
Spunându-i șefului că ai pierdut un cont cheie, nu e ușor pentru majoritatea. De asemenea, nu este ușor să transmiteți știrile unui vânzător vechi că vă schimbați afacerea la competitor. Robert Bies, profesor la Școala de Afaceri McDonough din Georgetown, notează că acest lucru determină adesea oamenii să întârzie să-i spună celeilalte părți despre vestea proastă.
În schimb, Bies sugerează o strategie de comunicații cu mai multe direcții pentru a depăși aceste provocări. Pregătiți părțile interesate pentru știrile proaste în avans. Furnizați știrile cu promptitudine și onestitate, apoi atenuați-le cu soluții posibile și cu orice căptușeală de argint evidentă. S-ar putea spune, de exemplu, că aveți câteva minți în minte pentru a înlocui afacerea pierdută care ar necesita mai puțin călătorii pentru forța dvs. de vânzări
sfaturi
-
Unii angajați s-ar putea simți inconfortabil comunicând sincer cu șefii lor din cauza poziției lor în cadrul companiei sau a fundalului lor. În special, femeile se pot lupta cu acest lucru, potrivit expertului în lingvistică, Deborah Tannen.
Prea mult - sau nu suficient
Cât de multă informație pentru a difuza către angajați și părțile interesate din exterior este o provocare constantă pentru manageri. Știrile înfricoșătoare, cum ar fi o reorganizare, pot duce la reacții puternice dacă aparent vor ieși din albastru. Alertarea persoanelor într-o întâlnire unu-la-unu sau mai mică poate lăsa un lider să știe cine este probabil să se opună știrilor și care sunt motivele lor.
Pe de altă parte, poate și un manager furnizați prea multe informații dacă concluzia mesajului este vagă sau deschisă. Anunțând disponibilizările Mai să vină în viitorul apropiat, de exemplu, duce la anxietate și poate provoca angajații cheie să încerce să ia alte locuri de muncă. De asemenea, poate reduce productivitatea biroului dacă angajații își petrec timpul bârfit și lucrează la CV-urile lor.
Comunicările informale pot dovedi costisitoare
Spre deosebire de vorbele de la locul de muncă, comunicațiile electronice lasă o evidență scrisă a ceea ce a avut loc. Un e-mail rapid poate recupera o conversație și poate oferi o confirmare valoroasă în cazul în care există întrebări mai târziu. In orice caz, menținerea înregistrărilor privind traficul de e-mail, software-ul de chat și alte convorbiri electronice informale la locul de muncă poate fi o durere de cap pentru cei din IT - să nu mai vorbim de echipa juridică. Aparent, conversațiile neplăcute se pot dovedi costisitoare. Departamentul de Justiție din S.U.A., de exemplu, a folosit comentarii din camera de chat pentru a-și face cazurile de manipulare a monedelor împotriva unor bănci importante cum ar fi UBS, Citigroup și J.P. Morgan Chase.
Management de proiect
Un raport din 2013 al Institutului de Management al Proiectului a constatat că, pentru fiecare miliard de dolari cheltuit pe proiecte, 75 de milioane de dolari sunt la risc doar ca urmare a unor comunicări ineficiente. Poate să apară lacune atunci când nu toate părțile interesate au aceeași înțelegere a beneficiilor proiectului sau când limba utilizată pentru a transmite mesaje este neclară. PMI vă sugerează adaptați-vă comunicările pentru a satisface nevoile fiecărui grup de părți interesate. O propunere de proiect de reproiectare a unui site web, de exemplu, ar putea să se concentreze asupra avantajelor la nivel înalt atunci când vă întâlniți cu liderii companiei de vârf. Ar fi folosit limbaj mai tehnic și date specifice atunci când este prezentat persoanelor care vor trebui să efectueze lucrarea.
