Sistemele de comunicare eficiente fac parte integrantă dintr-o afacere de succes. Pentru a rămâne competitivă și productivă, o companie trebuie să dezvolte o abordare organizată și eficientă în ceea ce privește corespondența cu angajații săi, precum și cu clienții, vânzătorii și alți profesioniști. Din fericire, comunicarea de afaceri a evoluat de-a lungul timpului și include diverse tipuri de mesaje de afaceri, variind de la simplul și încercat-și-adevărat la tehnologic sofisticat.
Mesaje telefonice de afaceri
Dacă afacerea dvs. are mai mult de o persoană, va trebui în cele din urmă să decideți cea mai bună modalitate de a înregistra și distribui mesajele telefonice primite. Unele companii angajează pe cineva să efectueze apeluri telefonice, să scrie mesaje de la apelanți și să le distribuie angajaților pentru care sunt destinate. Alte companii folosesc un sistem automat de mesagerie vocală, în care apelanții își părăsesc mesajele ca înregistrări vocale. Cu ajutorul mesageriei vocale, fiecare angajat este responsabil de urmărirea propriilor mesaje. Unele întreprinderi mai mici au creat numai casete vocale pentru departamentele separate ale companiei, în locul angajaților individuali.
Birouri de memorie
Memorandumurile (memoratele) sunt un tip de corespondență pe care angajații o pot folosi pentru a comunica în cadrul departamentului propriu sau între departamentele aceleiași companii. În general, notele sunt scurte în natură și nu au formatarea oficială a corespondenței externe scrise de afaceri. Cu toate acestea, notele au un format și o structură generală. Fiecare afacere formulează memoriile în propriile preferințe, însă, în general, notele arată destinatarul, expeditorul și subiectul din partea de sus, uneori cu caractere aldine. Corpul mesajului este sub această informație în tiparul obișnuit. Angajații pot să transmită memorii în persoană sau să utilizeze distribuția prin poștă inter-birou a companiei. În cadrul anumitor profesii, cum ar fi domeniile juridic și de sănătate, utilizatorii utilizează memorii pentru a trimite mesaje scurte altor profesioniști și, în unele cazuri, clienților. Oamenii pot trimite astfel de mesaje prin poștă, prin e-mail și prin fax.
E-mail de afaceri
Astăzi, multe companii utilizează corespondența prin e-mail ca modalitate de a comunica în cadrul companiei, precum și cu clienții, vânzătorii și alte companii. Dacă afacerea are un site web, angajații pot avea adrese de e-mail cu numele de domeniu al companiei, cum ar fi "[email protected]". Corespondența prin e-mail tinde să fie mai puțin formală decât corespondența scrisă de mână, fapt care are avantajele și dezavantajele sale. Multe companii care permit angajaților să utilizeze adrese de e-mail ale companiei consideră că este util să se stabilească un standard uniform pentru e-mail-ul companiei. Companiile pot limita utilizarea angajaților numai în scopuri comerciale și pot reglementa strict ce tipuri de atașamente de e-mail le poate descărca un angajat. Dacă afacerea are un acord de confidențialitate cu angajații săi, acest acord se va extinde probabil la utilizarea de către angajați a corespondenței prin poștă electronică a companiei. O afacere se situează bine în dreptul său de a solicita unui angajat să reprezinte compania într-o lumină pozitivă, în timp ce corespunde unei adrese de e-mail a companiei. Unele companii pot solicita angajaților care utilizează un e-mail de companie pentru a adăuga semnăturile automate de e-mail la adresa lor de e-mail. Această semnătură poate include numele și titlul complet al angajatului la companie, precum și numele firmei, numărul de telefon, site-ul web și alte informații pertinente.
Corespondență de afaceri
Corespondența profesională de afaceri are o istorie lungă și formală. Întreprinderile deseori comandă un design cu antet, pe care se imprimă toată corespondența de afaceri. Designul de antet poate include logo-ul companiei, precum și informații generale de contact, cum ar fi adresa de corespondență a companiei, numerele de telefon și fax și adresa site-ului web. Unele companii personalizează șablonul principal de antet pentru persoanele fizice din cadrul companiei, adăugând extensii personale și adrese individuale de e-mail la informațiile de contact. Corespondența scrisă de afaceri are o structură formală. Deși formatul exact poate să difere, în general, data se află în partea de sus a literei, iar numele complet, titlul, compania și adresa poștală a destinatarului sunt sub această dată. Nu este necesar să adăugați o linie de subiect sau etichete de câmp, cum ar fi "Către:" lângă numele și adresa destinatarului. Corespondența scrisă de afaceri folosește salutări de deschidere, cum ar fi "Dragă" la început, urmată de numele destinatarului și închiderea salutărilor la final, cum ar fi "Cu stimă", cu numele expeditorului de dedesubt. Expeditorul ar putea dori să semneze manual scrisoarea pentru o atingere personală. Dacă altcineva decât expeditorul scrisorii a scris sau a scris-o, dactilograful trebuie să includă inițialele expeditorului, un colon și propriile inițiale sub semnătura. Dacă aceeași literă este trimisă mai multor destinatari, aceasta ar trebui adresată destinatarului principal, apoi toți ceilalți destinatari trebuie notați în partea de jos a e-mailului, lângă literele "CC", care reprezintă "copie de carbon".
