Un rezumat executiv este, de obicei, o prezentare de o pagină a unui memo mai lung, a unui plan de afaceri, a unui comunicat de presă, a unui acord legal sau a oricărui alt document important. Rezumatul executiv ar trebui să comunice de ce, ce și cum este problema într-o manieră concisă pentru un executiv ocupat care nu are timp să se scufunde în detalii. Trebuie să presupuiți că, în timp ce cititorul este interesat de această problemă și înțelege conceptele mai largi implicate, el sau ea nu cunoaște în detaliu detaliile. Ca regulă generală, cititorul ar trebui să poată conversa inteligent despre subiect după citirea rezumatului executiv.
Descrieți clar în primul paragraf ce sa întâmplat și de ce sa întâmplat. Cititorul unui rezumat executiv va fi probabil un manager ocupat care se ocupă de o mare varietate de probleme și jonglează mai multe proiecte în orice moment. Prin urmare, trebuie să precizați fundamentele și să orientați cititorul înainte de a intra în detaliile mai detaliate. De exemplu, în deschiderea rezumatului se poate spune: "Acest raport detaliază acordul furnizorului semnat la 21 mai pentru a stabili prețurile și orarele de livrare a anvelopelor care urmează să fie achiziționate de la Tires Inc. pentru anul următor." Această deschidere va ajuta cititorul să reamintească faptul că sa încheiat un acord cu privire la aprovizionarea anvelopei și că va servi ca un burghiu de încălzire mentală rapidă.
Listează toate punctele majore din acord, în mod ideal în puncte distincte. Punctele bullet sunt mai ușor de citit și de absorbit deoarece descompun o problemă complexă în biți ușor de digerat. Punctele glonțului ar trebui să comunice elementele de bază ale acordului, mai degrabă decât excepțiile, clauzele speciale sau detaliile tehnice. Executivul care nu se ocupă de anvelope în fiecare zi va dori probabil să știe că Tires Inc. a fost de acord să îndeplinească ordinele de anvelope în decurs de 25 de zile calendaristice, dar nu trebuie să știe că dacă o comandă este pentru mai mult de 50.000 de anvelope, până la 30 de zile sau pentru anvelopele cu diametrul mai mare de 19 centimetri se aplică reguli speciale. Pur și simplu adăugând că comenzile mari și anumite dimensiuni ale anvelopei implică clauze speciale care sunt suficiente. Rețineți că cititorul poate consulta întotdeauna acordul legal complet pentru detalii.
Explicați de ce acordul legal este important. Deoarece cititorul nu va fi probabil un expert în zonă, el sau ea va depinde de dvs. să explicați semnificația acestui acord. A fost prețul neobișnuit avantajos, timpul de execuție deosebit de scurt sau penalitățile foarte abrupte pentru nerespectarea la timp a comenzilor? Explicați punctele forte și, dacă este cazul, punctele slabe ale acordului. Rețineți că dacă ați fost forța motrice din spatele acordului, aceasta este, de asemenea, o perioadă potrivită și, eventual, singura dată pentru a revendica creditele pentru realizările dvs.
Finalizați rezumatul introducând pașii următori. Semnarea acordului poate necesita acțiuni suplimentare, cum ar fi aprobarea de către sediul central, sau acordul în sine ar fi putut fi incomplet, inclusiv o clauză care prevede că programele de livrare a pneurilor pentru camioane nu sunt acoperite de acest document juridic și că se va încheia un acord suplimentar semnat pentru ei în viitorul apropiat. Această proiecție "în perspectivă" va aduce rezumatul la o concluzie logică și va oferi cititorului un sentiment bun despre ceea ce se așteaptă în continuare. Acesta va stabili scenariul pentru următorul rezumat executiv care ar putea urma.
