Sistemul dvs. de facturare poate fi la fel de rudimentar ca un stilou și registru sau la fel de sofisticat ca un computer și un program software conceput pentru a gestiona totul, de la calcularea tarifelor la trimiterea de declarații. Dincolo de sofisticare, conceptele de facturare de bază nu s-au schimbat încă de la vremurile biblice. Există încă un furnizor de servicii, un utilizator de servicii și taxa care leagă relația.
Facturarea începe cu oamenii
Personalul dvs. construiește un profil al fiecărui client ca prim pas în proiectarea unui sistem de facturare individual pentru întreprinderea dvs. Personalul de date colectează numele, adresele de facturare și termenii în care sunt colectate taxele. În cazul în care este implicată o terță parte, cum ar fi o societate de asigurări, aceste informații sunt, de asemenea, garantate. Clienții vă pot cere să le facturați direct sau să plasați taxe pe un card de credit.
Introducerea datelor și verificarea
Informațiile furnizate de clienți sunt introduse într-un program software sau înregistrate manual într-un registru. Verificarea punctajelor de credit și a asigurărilor poate fi realizată prin telefon sau acces la site. Este posibil ca personalul dvs. să aibă acces la informații sensibile, cum ar fi scorurile de credit, pentru a construi un profil complet pentru sistemul dvs. de facturare, deoarece unii clienți ar dori să plătească datoria în rate.
Codificarea conturilor
Indiferent dacă afacerea dumneavoastră facturează un serviciu (o consultare) sau o multitudine de servicii (consultații, taxe de laborator, materiale și altele), stabilirea unui sistem de codificare pentru a clasifica fiecare serviciu și produs este esențială pentru urmărirea banilor. De exemplu, un pacient dentar poate fi facturat pentru o curățare, dar taxa percepută în cazul în care medicul dentist procedează în locul unui igienist nu este același, astfel încât două coduri sunt utilizate în scopuri de facturare. Un cod poate semnifica o coroană de aur în timp ce altul reprezintă capacul de porțelan mai puțin costisitor. Codurile fac dublu taxă, permițându-vă să urmăriți costurile și categoriile, astfel încât să știți întotdeauna cum sunt cheltuite timpul și resursele.
Facturile sunt emise
Aveți câteva moduri de a configura sistemul dvs. de facturare datând. Unii proprietari de afaceri facturează fiecare client în aceeași zi în fiecare lună. Dacă nu utilizați un computer pentru a ocupa acest loc de muncă, următorul exemplu are sens. Alternativ, sistemul dvs. de facturare electronică vă poate permite să sortați clienții după "data serviciului". Un serviciu din 10 iulie, de exemplu, va genera automat o declarație pe 10 august utilizând cicluri standard de facturare de 30 de zile. Fluxul dvs. de numerar poate fi mai bine satisfăcut prin trimiterea de declarații în termen de zile de la efectuarea unui serviciu. Puteți utiliza atât poșta melc cât și facturarea electronică pentru a factura clienții.
Facturile sunt urmărite
Constatarea conturilor după data scadenței a venit și a dispărut este o parte importantă a sistemului de facturare al fiecărei companii. Mementourile de plată coordonate cu atașarea comisioanelor "din trecut" reprezintă un alt avantaj pentru menținerea unui sistem de facturare bazat pe computer. În mod alternativ, membrii personalului dvs. contabili pot utiliza un sistem "fișiere fierbinți", care include o listă de date scadente, care solicită apeluri telefonice care reamintesc clienților să plătească facturi odată cu data scadentă.
Servicii de colectare, audituri și intermediari
Puteți prefera să vă gestionați propriile servicii de colectare, mai degrabă decât să utilizați o agenție externă pentru a supraveghea problemele legate de neplată. Procedurile periodice, de auto-audit, captează multe tipuri de nereguli în sistemul de facturare. De asemenea, puteți să vă afiliați într-o casă de compensare creată pentru a vă ocupa de fiecare aspect al sistemului dvs. de facturare, de la cecuri de credit client până la emiterea de facturi. Aceste servicii nu sunt ieftine, dar dacă preferați să efectuați plăți de facturare, compromisul poate fi în valoare de cheltuială.
