Orice întâlnire sau proiect are mai mult succes dacă sarcinile sunt atribuite în timpul întâlnirii și finalizate în afara întâlnirii. Urmând o formulă simplă de 3W (Ce, Cine și Când) pentru acțiuni de întâlnire, șansele de a avea o activitate productivă realizată în afara timpului de întâlnire și a timpului de lucru sunt majorate. Acțiunea corectă de acțiune poate reduce problemele legate de urmărirea. Acțiunea de acțiune bună va ajuta la testarea unor idei bune și soluții la probleme, precum și la implementarea deciziilor luate în timpul întâlnirii.
Elementele de care aveți nevoie
-
Hârtie sau carton
-
Pix sau marcare uscată
Înainte de încheierea întâlnirii, verificați toate acțiunile identificate în timpul întâlnirii și determinați dacă sunt necesare și alte sarcini. Începeți cu ce acțiuni sunt. Întrebați grupul "Care sunt acțiunile pe care trebuie să le facem pentru a realiza rezultate excelente ale proiectului?" Acest lucru ajută grupul să înțeleagă ce trebuie făcut și de ce este important pentru proiect sau echipă. În formularea articolului de acțiune, asigurați-vă că folosiți verbele de acțiune și că sunteți pregătit să oferiți detalii despre ceea ce este necesar pentru a considera acțiunea corect finalizată.
Apoi treceți la OMS care va face fiecare acțiune cerând grupului "Cine sunt cei mai buni oameni pentru a face aceste acțiuni?" Fiecare acțiune trebuie să fie dată unei persoane sau nu va fi terminată. Acest Cine este o echipă sau membru de proiect care acceptă să fie responsabil și responsabil pentru toate activitățile necesare pentru a îndeplini acțiunea desemnată. Acțiunea poate fi atribuită persoanei cu cea mai bună calificare sau unei sub-echipe, sau cineva din cadrul întâlnirii poate să se angajeze voluntar pentru a acționa. Dacă acțiunea este atribuită unei persoane în afara întâlnirii, cineva din cadrul întâlnirii ar trebui să fie responsabil pentru a explica acțiunea desemnată persoanei care nu este în ședință.
Faceți porțiunea WHEN înainte de a deplasa acțiunile și de a vă întrerupe întreruperea. Întrebați grupul "Când sunt aceste acțiuni necesare pentru ca noi să finalizăm proiectele în timp?" Data scadenței pentru fiecare acțiune ar trebui să fie o dată calendaristică reală când acțiunea trebuie să fie finalizată pentru ca echipa sau proiectul să-și îndeplinească activitatea. Acest lucru nu trebuie niciodată să fie lăsat necompletat sau scris ca ASAP, deoarece data asigură că cineva este responsabil pentru a face acțiunea la timp. Prin atribuirea unei date, persoana care efectuează acțiunea va putea să programeze noua sarcină cu cealaltă activitate și să poată determina dacă poate exista un motiv valid pentru care nu este posibil ca acțiunea să fie completată de data dorită a grupului înainte de a fi prea târziu.
După întâlnire, plasați acțiunile 3W în înregistrările întâlnirii și distribuiți tuturor celor care au participat la întâlnire sau care au primit o acțiune. Acestea documentează toate acțiunile și cine este responsabil, precum și când sunt necesare acțiunile.
sfaturi
-
Dacă urmează să aibă loc o reuniune de urmărire, atunci când memento-ul este trimis pentru acea întâlnire, includeți toate acțiunile care sunt datorate până la acea dată, precum și detaliile obișnuite ale întâlnirii.
