Nu există reguli dure și rapide atunci când scrieți la mai multe persoane care cuprind un consiliu de administrație, ceea ce înseamnă că aveți mai multe opțiuni pentru abordarea scrisorii dvs. În general, veți pregăti o scrisoare atunci când tabla este atât de mare încât devine greoaie pentru a se adresa fiecărui director în mod individual. Pentru plăcile mai mici, puteți scrie o literă separată pentru fiecare persoană și utilizați notația "carbon copy" pentru a face referire la ceilalți destinatari.
Când scrieți la un consiliu mare
În cazul în care consiliul de administrație cuprinde cinci sau mai multe persoane - acest număr este îndrumare, nu o regulă - este obișnuit să se pregătească o scrisoare adresată consiliului ca grup și trimisă prin poștă societății pe care o conduc. Iată un exemplu:
Consiliul de Administrație
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Salutarea dvs. ar trebui să citească "Stimate consiliu de administrație:" sau "Stimați membri ai consiliului:" urmat de un colon, nu o virgulă. Dacă sunteți proprietarul afacerii sau alt membru al consiliului, este acceptabil să utilizați salutul informal "Stimate Consiliu" sau "Dragă toți:"
Utilizând un bloc de distribuție
Deoarece multe comitete se întâlnesc rar, poate o dată pe lună, poate doriți să trimiteți câte o copie a scrisorii de grup fiecărui membru al consiliului de administrație la adresa lor de domiciliu sau de afaceri permanentă. Acest lucru vă asigură că scrisoarea dvs. este citită și că puteți acționa înainte de următoarea întâlnire a consiliului. Pentru a realiza acest lucru, scrieți un bloc de distribuție la sfârșitul literei care conține numele și adresa fiecărui membru al consiliului. Imprimați mai multe copii ale scrisorii și expediați o copie fiecărei persoane din lista de distribuție.
Când scrieți la un consiliu mic
Atunci când adresați o consiliu mai mic de directori - de exemplu, cu trei sau patru directori - ar trebui să listați fiecare destinatar după nume. Blocul dvs. de adrese arată acum astfel:
Dna Robin Birch, președintă
Domnul Jack Haslam, director
Dr. Olivia Blower, director
ABC Property Corporation Consiliul de Administrație
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Salutul dvs. ar trebui apoi să enumere numele directorilor în aceeași ordine ca și blocul de adresă: "Dragă doamnă Birch, domnul Haslam și dr. Blower:" Este bine să folosiți primele nume dacă cunoașteți beneficiarii bine și acesta este cel obișnuit mod de comunicare. Eticheta solicită să trimiteți o scrisoare separată fiecărei persoane, prin urmare să imprimați și să semnați o copie originală a literei și a plicului pentru fiecare destinatar.
Folosind notația CC
În cazul în care membrii consiliului se află la adrese diferite, este oportună scrierea unei scrisori separate fiecărui destinatar. Aici, ar trebui să utilizați notația "copy courtesy" sau "carbon copy" pentru a permite fiecărui destinatar să știe cine altcineva a primit scrisoarea. Faceți acest lucru adăugând literele "cc:" urmate de numele celorlalți destinatari din partea de jos a literei, imediat sub semnătura dvs. și numele imprimat. Iată un exemplu de formatare:
Dna Robin Birch, președintă
ABC Property Corporation Consiliul de Administrație
123 City Street
San Francisco, California 94105
Dragă dna Birch:
Scrisoare
Cu sinceritate, Numele dumneavoastră
CC: Domnul Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
V-ați adresa a doua scrisoare către "domnul Jack Haslam" cc'ed la "Doamna Robin Birch și Dr. Olivia Blower" și așa mai departe. Este o idee bună să corectați toate copiile pentru a vă asigura că ați inclus denumirile corecte ale destinatarului și copiilor.
