Modul în care o companie este condusă afectează în mod direct succesele și eșecurile pe care le va avea. Atunci când echipa de management identifică obiective solide pe termen lung pentru organizație, plus modalități inovatoare de a le atinge, atunci organizația în ansamblu are motivația și efortul de a lucra spre acest rezultat.
Imaginați-vă că lucrați pentru o organizație în care echipa de conducere nu a reușit să recunoască niciun plan de creștere sau obiective pe termen lung. Ce s-ar întâmpla cu acea companie? Poate dura câteva luni, dar lipsa de planificare sau de intervenție strategică ar putea duce la dispariția sa. În mod similar, lipsa oricărei îndrumări din partea conducerii superioare poate cauza angajaților să piardă încrederea în companie. Planificarea organizației, care include strategii pentru toate nivelurile companiei, este imperativă pentru succesul afacerii.
Definirea planificării organizației
Planificarea organizației începe când echipa de conducere identifică obiectivele companiei pe termen scurt și lung. Odată ce aceste obiective au fost definite și perfecționate astfel încât să fie clare și realizabile, este esențial să se formuleze strategii și planuri specifice pentru atingerea acestor obiective. Planificarea organizației asigură că există o viziune a afacerii, astfel încât angajații să știe și să înțeleagă cum contribuie munca lor zilnică la companie în ansamblu.
Obiectivele stabilite de companie trebuie să fie suficient de realiste pentru a fi implementate în resursele organizației. Este bine să ajungeți la stele, dar în același timp, obiectivele trebuie să fie atinse, de asemenea. A nu fi capabil să atingă obiective care sunt departe de a fi accesibile pot fi demoralizante pentru companie. Un obiectiv bun ar trebui, de asemenea, să fie măsurabil cantitativ. În acest fel, compania își poate urmări progresul pe tot parcursul anului fiscal, verificând pentru a vedea cât de departe au venit și cât mai mult au lăsat să meargă. De asemenea, este important să se contureze un interval de timp pentru a atinge obiectivul, cum ar fi într-un an fiscal sau un sfert. În acest fel, compania poate stabili termene de proiect pentru a menține pe toată lumea pe drumul cel bun.
Pe lângă definirea obiectivelor și elaborarea planurilor de realizare a acestora, planificarea organizației acoperă personalul și alocarea resurselor.Persoanele potrivite trebuie să aibă rolul de a-și îndeplini rolul, iar resursele necesare, inclusiv cele financiare, trebuie să fie disponibile organizației, astfel încât acestea să poată pune în aplicare cu succes planurile.
Deoarece fiecare organizație este unică, nici o structură sau o metodă de personal nu va funcționa pentru fiecare companie. Cu toate acestea, anumiți factori ar trebui luați în considerare întotdeauna în planificarea unei structuri organizaționale eficiente. Companiile trebuie să cerceteze și să evalueze punctele forte și punctele slabe ale diverselor opțiuni ale structurii organizaționale, cum ar fi structurile funcționale, divizionale sau matrice, și să ia în considerare care dintre ele le vor stabili pentru a-și atinge cel mai bine obiectivele organizaționale. Compania va trebui, de asemenea, să prezică modelele de creștere și modul în care acestea se încadrează în planurile generale. În plus, organizația va trebui să vadă structura care va produce cea mai importantă eficiență operațională și satisfacția muncitorilor.
Planificarea organizației se poate aplica oricăror dimensiuni ale unei companii, indiferent dacă este vorba despre o întreprindere antreprenorială mică sau despre un conglomerat multi-național. În orice situație, este esențial ca echipa de management să stabilească obiectivele companiei și să stabilească planuri de realizare a acestora, pe lângă resursele pe care le va lua pentru a atinge aceste obiective.
Tipuri de planificare organizatorică
Există numeroase modalități de clasificare a tipurilor de planuri organizaționale, deși multe dintre ele se încadrează în patru categorii principale: financiare, strategice, contingente și succesiuni. Fiecare tip de plan organizațional privește afacerea în ansamblu, dar prin lentila unei anumite zone. În acest fel, este ușor să vedeți modul în care afacerea se va îndrepta în multe scenarii diferite.
Planificarea financiară într-o organizație vizează generarea unui venit mai mare sau creșterea cotei de piață a afacerii. De asemenea, planificarea financiară poate rezolva problemele financiare previzibile cu care se poate confrunta în viitor. Modul în care este structurat un plan financiar depinde de nivelul companiei și de obiectivele pe care aceasta intenționează să le atingă. Un factor important al unui plan financiar este acela că trebuie să se înrădăcineze în realitate. Ca planificarea eficientă a obiectivelor, planul financiar trebuie să țină cont de adevărata imagine financiară a companiei, acum și în viitor. Planul trebuie, de asemenea, să fie orientat spre viitor, astfel încât să se poată ridica asupra oricăror probleme potențiale pe care compania ar putea să le depășească.
Faceți o afacere mică, cum ar fi o agenție de marketing digital, de exemplu. Cu un personal de cinci, compania este blocată pe un platou și nu are suficiente resurse umane pentru a-și dezvolta afacerea. Creșterea vânzărilor lor este unul dintre obiectivele lor organizaționale. Cu toate acestea, dacă angajează un alt angajat, atunci nu au fondurile să le plătească. Având un plan financiar clar pentru această organizație, nu numai că îi vor ajuta să-și dea seama cum să aducă o resursă suplimentară, ci și cum să plătească pentru ei. În afară de aceasta, acest nou angajat îi poate ajuta să-și dezvolte vânzările și să își îndeplinească obiectivul organizatoric.
Un alt tip de plan de organizare este planificarea strategică, care presupune traducerea viziunii companiei în scopuri și obiective, cu pași pentru a le atinge. Planificarea strategică nu privește doar în interiorul companiei, ci se concentrează și pe piață și pe industrie, precum și pe concurenți. Acest tip de planificare implică analizarea oportunităților viitoare ale companiei și a posibilelor amenințări de primire. De asemenea, este necesară cunoașterea pe deplin a punctelor forte și a punctelor slabe ale organizației. Planificarea strategică necesită, de asemenea, o înțelegere a concurenților pe piață și, exact, a punctelor lor forte și a punctelor slabe față de organizație. Având în vedere o imagine realistă a pieței globale și a economiei, este, de asemenea, imperativă.
În cazul agenției de marketing digital, de exemplu, o parte din viziunea lor strategică ar putea fi aceea de a oferi un nou serviciu, cum ar fi copywriting-ul materialelor de generare a plumbului. În cazul în care afacerea sa concentrat în cea mai mare parte pe designul web și publicitatea online până în acel moment, va trebui să efectueze cercetări aprofundate în domeniul copywriting pentru a înțelege modul în care prețurile în industrie. În cazul în care concurenții lor oferă copywriting ca un serviciu, atunci poate fi prudent pentru ei să-l ofere, de asemenea. De asemenea, aceștia pot avea nevoie de o modalitate de a-și diferenția serviciile de copywriting de concurenții lor.
Multe organizații creează, de asemenea, planuri de urgență pentru rezultate care sunt în afara domeniului normal. Acest tip de planificare a organizației ajută la atenuarea potențialelor riscuri pentru companie și poate chiar să le ajute să evite evenimente care ar putea avea efecte catastrofale. Un plan robust de contingență este bine cercetat și prezintă scenarii realiste care pot avea loc care pot avea repercusiuni negative asupra companiei și oferă o soluție pas-cu-pas pe care compania o poate implementa în acest scenariu. Planificarea de urgență poate salva o organizație de la cădere și o poate ajuta să crească în perioade de tranziție.
Un posibil scenariu catastrofal pentru agenția de marketing digital ar putea fi faptul că cel mai mare client al acestora, care oferă peste 50% din venituri, decide să semneze cu unul dintre concurenții săi. În acest caz, compania ar pierde o mare parte din veniturile lor. Dacă nu-și dau seama de o modalitate de ao înlocui, ar putea fi nevoită să declare falimentul. Un plan de urgență, în cazul lor, ar oferi soluții posibile pentru această problemă, care ar putea include modalități de aducere a acelui client înapoi la companie, creșterea veniturilor sale prin alte canale sau chiar scoaterea unui împrumut pentru ajutor pe termen scurt. Având un plan deja pus în aplicare în cazul în care cel mai mare client pleacă, agenția de marketing digital poate obține dreptul de a lucra în încercarea de a-și rezolva problema, în loc să piardă timpul încercând să-și dea seama un plan în timp ce se află în modul de criză.
Planificarea succesiunii este un alt mod eficient de organizare a planificării. Aceasta implică elaborarea unei strategii care să fie pusă în practică atunci când un actor-cheie din organizație pleacă. Dacă cineva care ocupă un rol de conducere a deciziilor părăsește organizația din orice motiv, planificată sau neplanificată, compania în ansamblu poate fi oprită. Este posibil ca aceștia să nu-și poată îndeplini obiectivele organizaționale dacă nu dețin conducerea potrivită. Planificarea succesiunii implică mai mult decât numirea unui succesor. Aceasta înseamnă instruirea și îngrijirea acelei persoane pentru a umple poziția de lider înainte de a fi nevoie. În acest fel, nu există nici un timp de întârziere pentru succesorul să se ridice la viteză, iar organizația poate continua cu afaceri ca de obicei.
Dacă dezvoltatorul web al agenției de marketing digital a plecat dintr-o dată, de exemplu, compania ar putea să nu-și poată finaliza proiectele sau proiectele noi până când nu a înlocuit-o. Pentru o afacere mică, acest lucru ar putea însemna că ar putea fi nevoiți să-și închidă ușile. Cu un plan de succesiune, s-ar putea să fi fost instruiți un dezvoltator de juniori pentru a-și asuma rolul. Dacă persoana respectivă ar fi fost deja îngrijită pentru funcția de șef de decizie, atunci agenția ar putea continua să-și deservească clienții fără să fie hiccups.
De ce trebuie să utilizați planificarea organizației
Planificarea adecvată a organizației permite companiei să-și atingă întregul potențial. Folosind o abordare sistematică, companiile pot stabili unde doresc să meargă și apoi pun în aplicare pașii pe care îi pot utiliza pentru a ajunge acolo. Dacă o organizație este interesată de creștere și nu știe cum să ajungă acolo, atunci planificarea organizației poate ajuta la stabilirea pașilor de care trebuie să facă, atât pentru a-și defini obiectivele, cât și pentru a le atinge.
Planificarea organizației ajută companiile să fie strategice în modul în care iau decizii cheie. Când există obiective mai mari ale companiei, este mai ușor să se ajungă la anumite decizii atunci când se folosește o metodă strategică. În mod similar, planificarea organizației poate ajuta companiile să își valorifice punctele forte. Dacă există domenii specifice în care organizația excelează, ar fi prudent să se joace pe cei mai mulți pentru a-și dezvolta afacerea. În celălalt capăt al spectrului, slăbiciunile unei organizații pot fi îmbunătățite utilizând planificarea organizației. Elementele de planificare financiară și de urgență pot juca un rol semnificativ în depășirea deficiențelor unei afaceri.
Stabilirea companiei pentru succes este unul dintre principalele motive pentru care ar trebui să folosească planificarea organizației. Prin elaborarea de planuri și procese, compania poate lucra pentru a îmbunătăți procedurile care sunt puse în aplicare în mod continuu. Îmbunătățirea modului în care operează compania îi ajută să le ofere și un avantaj competitiv, care poate, de asemenea, să-și sporească afacerea.
Cum să îmbunătățiți planificarea organizației
Nu există o metodă de organizare a planificării pentru o companie. De multe ori, o companie trebuie să aplice diferite modalități de organizare a planificării pentru a găsi ce funcționează bine pentru ei. Îmbunătățirea planificării organizației este o activitate continuă, deoarece, pe măsura creșterii și schimbării companiei, modul în care planurile companiei trebuie să se schimbe pentru a satisface noile cerințe.
Onestitatea și deschiderea sunt aspecte importante ale planificării organizației. Este vital să avem o viziune clară și obiectivă asupra modului în care organizația se descurcă. În acest fel, devine mai ușor să se identifice potențialele probleme sau amenințări cu care se confruntă organizația sau deficiențele specifice care apar în cadrul companiei. Îndepărtarea obstacolelor interioare cu care se confruntă angajații îi ajută să se concentreze asupra sarcinii la îndemână. Odată ce obstacolele interne, cum ar fi unele proceduri sau politici, sunt eliminate, angajații pot lucra pentru a îmbunătăți punctele slabe ale organizației.
Când căutați să îmbunătățiți planificarea organizației, este imperativ să aveți un set de valori pentru a evalua performanța planului. Metricile pot oferi o mare valoare și pot servi drept ghid pentru a lua decizii cu privire la elementele cheie ale afacerii. Managementul poate utiliza datele pentru a identifica zonele în care organizația trebuie să-și concentreze eforturile și apoi să dezvolte strategii pentru a regla operațiile, conducând compania la o performanță mai bună.
