Știind publicul dvs. este cheia pentru a scrie o scrisoare pentru a introduce compania sau organizația dumneavoastră. Intenția dvs. este un alt factor esențial în scrierea unei comunicări eficiente în afaceri, care transmite cititorului scopul și structura organizației dvs. Scopul unei scrisori introductive variază de la anunțarea sosirii companiei dvs. pe harta comunității la o organizație caritabilă care solicită sprijin financiar și în natură din partea donatorilor și a voluntarilor.
Înscrieți-vă pe cel mai înalt executiv al companiei dvs., precum și pe cineva familiarizat cu concepte de marketing sau un membru al personalului responsabil cu marketingul organizației pentru a crea o scrisoare de introducere. Executivul sau fondatorul companiei dvs. poate oferi o perspectivă asupra scopului companiei și de ce a fost fondată, iar guru-ul dvs. de marketing poate pune în lumină cum să apeleze la baza de clienți a companiei.
Votați despre cel mai bun format pentru scrisoarea de introducere. Dacă organizația dvs. are o rețea puternică de rețele sociale, precum și o bază de clienți care preferă comunicarea tradițională, schitează două versiuni ale scrisorii de introducere. Creați un mesaj care merge viral și altul care este mai potrivit pentru difuzarea pe suport de hârtie.
Construiți-vă primul paragraf cu publicul în minte. Apel la filantropi cu o deschidere ca "În fiecare an, Fundația ABC ajută mii de femei strămutate să-și reconstruiască viața". Cu toate acestea, viitorii proprietari de afaceri vor aprecia spatele antreprenorialului dintr-o introducere care explică începuturile umile ale organizației, cum ar fi "XYZ Corporation a început în garajul lui Steve Wilson ca un hobby două decenii înainte ca americanul să-și poată permite un computer de uz casnic". Utilizați restul primului paragraf pentru a descrie originea sau fundația organizației dvs.
Proiectați al doilea paragraf al scrisorii introductive pentru a explica ceea ce face compania sau organizația dvs. - dacă antrenați lucrători subînchiți sau șomeri, descrieți tipurile de formare profesională pe care le oferiți. De asemenea, dacă vindeți produse pe piețele globale, descrieți numeroasele națiuni pe care compania dvs. le influențează prin distribuirea mărfurilor către clienți din întreaga lume.
Creați o imagine a structurii organizației dvs. în al treilea paragraf. Evitați să vă referiți pur și simplu la o diagramă organizațională - scrisoarea de introducere nu trebuie să aibă atașamente. Descrieți echipa de conducere executivă și modul în care fiecare membru al echipei participă la dezvoltarea strategiei companiei. Spuneți cititorilor dvs. despre funcțiile departamentale ale companiei dvs. și despre modul în care departamentele interacționează. Recunoașteți capitalul uman; explicați calificările și experiența angajaților dvs. și cum contribuie la succesul organizației. "Angajații XYZ Corporation au o experiență combinată de 75 de ani în domeniul rețelelor informatice și a dezvoltării software" este un exemplu de recunoaștere a expertizei profesionale a angajaților dumneavoastră.
Împachetați-vă scrisoarea într-un al patrulea paragraf prin reafirmarea scopului introducerii. Dacă sunteți nou în comunitatea de afaceri, invitați clienții și chiar și alte companii să se oprească de la magazinul dvs. sau să viziteze site-ul dvs. web. Pentru o scrisoare de introducere care solicită donarea, reiterează scopul organizației dvs., succesele din trecut și cereți donații. Implicați-vă pe cititori în a afla mai multe despre compania dvs. și organizația dvs.
Pregătiți o linie de semnătură pentru liderul executiv sau organizația dvs. de rang înalt. Dacă este posibil, pregătiți copii ale scrisorii pentru semnături individuale și originale - ele adaugă o notă caldă și personală comunicării de afaceri.
