Organizarea unui seminar pe un anumit subiect poate învăța oameni ceva nou, reeduca oamenii pe ceva ce deja știu și să introducă progrese în industria dvs. Dar organizarea unui seminar poate fi costisitoare. Există o serie de decizii pe care va trebui să le luați, astfel încât să știți cât de mulți bani ați alocat pentru seminar și un număr de factori care vor afecta costul total.
Elementele de care aveți nevoie
-
Buget de seminar
-
Estimarea participanților
-
Lista furnizorilor
-
Planul de buget preliminar al seminarului
Începeți să elaborați un plan de buget pentru seminarul dvs., determinând câți bani trebuie să cheltuiți pe acesta. Dacă organizația dvs. a alocat o anumită sumă pentru eveniment, va trebui să știți ce este. Dacă plănuiți să taxați pentru seminar în speranța de a vă sparge, chiar veți fi nevoiți să determinați cât de mult să taxați în funcție de numărul de participanți așteptați și de costul total estimat al evenimentului.
Determinați costul total al evenimentului, făcând o listă cu elementele necesare pentru desfășurarea seminarului. Includeți chestiuni precum costul închirierii unei unități dacă nu aveți spațiu disponibil, costul de închiriere a echipamentului audiovizual pentru prezentatori, costul prezentatorilor în cazul în care aceștia sunt plătiți, costul oricărui tipărit și stilouri imprimate și costul de închiriere de mese și scaune, dacă intenționați să faceți acest lucru.
Solicitați un plan de buget de la un seminar anterior organizat de organizația dvs. pentru a obține o idee despre cât de mult a plătit pentru fiecare dintre aceste elemente. De asemenea, veți dori să obțineți o listă de furnizori recomandați pe care organizația dvs. a utilizat-o în trecut. Dacă organizația dvs. nu poate recomanda niciun vânzător, contactați camera de comerț locală sau alte organizații cu care aveți relații bune și întrebați dacă pot recomanda vânzătorii. Sunați furnizorii pe care intenționați să le utilizați și solicitați estimări pe baza numărului de participanți pe care intenționați să le aveți la seminar.
Urmăriți estimările vânzătorului creând un formular pe computerul dvs. Faceți o secțiune pentru fiecare element de care aveți nevoie. De exemplu, faceți o secțiune etichetă "audio-vizuale" și tastați în companie și prețul aproximativ. Dacă primiți oferte de la două companii, includeți-le pe ambele și prețurile lor. Faceți acest lucru pentru fiecare element din listă și suma totală. Dacă aveți prețuri diferite de la furnizori similare, începeți prin adăugarea cantității furnizorului preferat și trecerea la furnizorul mai puțin costisitor dacă totalul dvs. ajunge să fie prea costisitor.
Comparați costul total proiectat al seminarului cu suma pe care compania dvs. a bugetat-o pentru a vedea dacă este acceptabilă. Dacă costul este prea mare, luați în considerare încărcarea participanților pentru a participa la seminar. Împărțiți costul seminarului sau costul seminarului dincolo de buget, cu numărul de participanți așteptați pentru a determina cât de mult ar trebui să taxați oamenii.
