Indiferent dacă sunteți o nouă organizație nonprofit care dorește să schimbe lumea sau un grup mic care încearcă să strângă fonduri pentru uniforme de bandă școlară, acceptarea și prelucrarea donațiilor în numerar poate fi dificilă. Planificatorii de fonduri bine intenționați nu trebuie să facă prea mult pentru a intra în apă caldă serioasă cu IRS, deci utilizați sfaturi în acest ghid pentru a economisi timp și efort prin stabilirea unor practici financiare stricte. Aflați cum să procesați donații în numerar, să deschideți un cont de verificare și să utilizați Internetul pentru a gestiona cadouri în numerar, astfel încât grupul dvs. să se poată angaja în a ajuta pe alții, în loc să explice în mod repetat modul în care eforturile grupului sunt subscrise.
Deschideți un cont bancar în numele organizației dvs. sau cauza. Acest lucru necesită în mod obișnuit documentația, așa că aduceți-vă de-a lungul cartelei, statutului, statutului și altor tipuri de documente care pot fi folosite ca dovadă a misiunii și principiilor organizației dvs.
Mandați doi semnatari pentru toate tranzacțiile cu numerar în contul dvs. bancar. Această "dublă semnătură necesară" nu mai costă să pună în aplicare, dar merge mult pentru a liniști donatorii și membrii ca organizația dvs. este în sus și în sus.
Elaborează un formular standard de "donare de numerar" și solicită fiecărui donator să completeze unul de fiecare dată când se face o contribuție. Acest formular ar trebui să includă numele donatorului, adresa și alte informații de contact, un loc pentru suma în numerar, data și ar trebui să precizeze și termenii în care donarea --- totală sau parțială --- este permisă ca scutirea de taxe. Adăugați o linie pentru semnătura persoanei care acceptă donarea.
Calificați fiecare cadou de numerar pentru a vă asigura că se potrivește în cadrul misiunii organizației dvs. Asigurați-vă că nu are atașat "șiruri de caractere" și că nu există nici un conflict de interese sau quid pro quo implicate în cadrul contribuției înainte ca grupul dvs. să o accepte.
Sunt de acord cu o metodă standard pentru procesarea donațiilor din cutiile de contribuție. Utilizați ceea ce se numește un sistem de numărare cu două mâini, care necesită cel puțin doi membri ai grupului să asiste la fiecare tranzacție din cutia de donații. Controlul fizic al acestor cutii trebuie monitorizat riguros. Mențineți o evidență detaliată a timpilor, datelor și numărării, transferării, depunerii sau transferării în alt mod a fondurilor din cutia donată.
Stabiliți limite de raportare pentru donații în numerar pentru a crea verificări și balanțe legale. Unele grupuri necesită consens înainte de acceptarea unei sume stabilite (de exemplu, 1.000 $) pentru a face anumite interese speciale să fie monitorizate în numele grupului.
Luați în considerare utilizarea unui serviciu terț, cum ar fi Pay Pal, pentru a procesa cadouri în numerar. Nu este necesar nici un site web (deși multe cluburi consideră că este ușor să se leagă de Pay Pal prin intermediul unui link de start), iar susținătorii pot face donații sigure de la bănci sau cărți de credit. Traseul de hârtie este cuprinzător și ușor de utilizat. Pay Pal poate, de asemenea, să stabilească abonamente lunare automate pentru furnizorii frecvenți.
Configurați foi de calcul Excel (sau alte programe software de bază de date) pentru a urmări toate încasările în numerar. Previneți donații de la casetele de numerar, cecuri, tranzacții cu cărți de credit, încasări plătite de Pal și chitanțe de venituri auxiliare pentru a păstra tabelele de unde vin banii grupului pentru eforturile viitoare de marketing.
Lucrați cu un bancher sau contabil dacă membrii dvs. nu includ un membru al echipei care se confruntă cu finanțe. Trimiteți întotdeauna o scrisoare de mulțumire colegilor de cadou imediat după ce au fost primite donații în numerar. Această atingere suplimentară, atunci când este trimisă în timp util, reamintește donatorului contribuția lor, vorbește despre mulțumirile grupului și stabilește terenul pentru viitoarele contestații ale campaniei.
