Fie că răspundeți la o solicitare de propuneri, fie că oferiți o propunere nesolicitată de servicii, amintiți-vă ce fondator Kyocera, Kazuo Inamori, a observat odată: "Niciun client nu merge vreodată la un magazin, doar pentru a mulțumi depozitarul". cantitatea de informații despre capacitatea dvs. de a deservi un proiect, concentrați-vă asupra nevoilor, instrucțiunilor și butoanelor fierbinți ale clientului. În acest fel, tonul, conținutul și organizarea propunerii dvs. vor intra într-un mod sensibil. Demonstrați o înțelegere clară a afacerii unui client și subliniați beneficiile utilizării serviciilor dvs. pentru a împacheta un pumn convingător de persuasiv în propunerea dvs.
Pregătirea preliminară a propunerii
Planificați-vă conținutul. Dacă nu este specificat, întrebați clientul ce factori va lua în considerare în luarea unei decizii de cumpărare și apoi planificați propunerea în consecință. Asigurați-vă, cel puțin, înțelegerea nevoilor clientului și ceea ce vă distinge de concurență în ceea ce privește pregătirea, experiența, capacitățile și relațiile. De asemenea, abordați abordarea dvs. pentru a rezolva nevoile unui client, împreună cu cât timp va dura și cât va costa.
Creați o schiță, care ulterior ar putea servi drept cuprins. Dacă răspundeți la o cerere oficială de propuneri, urmați instrucțiunile sale specifice. În caz contrar, organizați-vă informațiile de la cel mai important la cel mai puțin important pentru un client. De exemplu, plasați CV-uri către începutul unei propuneri pentru un nou client sau spre sfârșitul propunerii dvs. pentru un client repetat care este deja familiarizat cu acreditările dvs.
Creați o matrice care atribuie un rând fiecărei secțiuni în schiță și o coloană pentru fiecare dintre domeniile de îngrijorare sau criterii de selecție ale clientului. În fiecare celulă rezultată, aplicați aspectele calificărilor și abordării dvs. care se adresează butoanelor fierbinți ale clientului dvs. Utilizați această matrice pentru a vă menține conținutul ancorat în funcție de nevoile clienților dvs. și vă reamintesc punctele care trebuie accentuate în fiecare secțiune.
Propunere de scriere
Beneficiați constant de avantajele clienților pe parcursul propunerii de servicii. Începeți întotdeauna o secțiune care descrie modul în care un client va obține fie ceea ce dorește sau dorește, fie evitați ceea ce se teme sau nu, prin utilizarea serviciilor dvs.
Oferiți dovezi care să susțină afirmațiile pe care le faceți în propunerea dvs. De exemplu, confirmați un succes înregistrat cu o lucrare similară cu scrisori de recomandare, citate complementare sau informațiile de contact ale clienților mulțumiți.
Adoptați un format și un ton adecvat. Uneori este suficientă o scrisoare oficială, altfel este necesar un document mai lung cu secțiuni cu file. Dacă nu este specificat, întrebați clientul cum ar dori să primească informațiile dvs. și dacă vă poate împrumuta copiile propunerilor câștigătoare din trecut pentru a le revizui.
Creați materiale ușor de citit. Utilizați fraze scurte și coerente în paragrafe de maximum 10 linii. Utilizați dimensiunea fontului de la 10 până la 12 puncte și încorporați liber spațiul alb între secțiuni și paragrafe. Folosiți rubrici pentru a ajuta clientul să scaneze, să scaneze și să găsească cu ușurință informații. Accentuați punctele importante cu grafică și vizual, și cu caractere aldine, italice sau subliniate.
sfaturi
-
Când solicitați clientului să clarifice zonele neclare ale cerințelor proiectului sau ale propunerii, utilizați ocazia pentru a vă demonstra interesul pentru afacerea și interesele sale.
Creați o imagine de ansamblu a conținutului propunerii dvs. pentru a oferi clientului dvs. un heads-up pentru ceea ce urmează să vină. Prezentați această prezentare în timp util în scrisoarea de propunere sau în scrisoarea de intenție; în mai multe propuneri, creați o secțiune de rezumat care urmează fișa dvs. de conținut și precede toate celelalte secțiuni.
Șabloanele sunt utile pentru a preveni necesitatea de a reinventa roata de fiecare dată când scrieți o propunere de servicii.
Verificați propunerea de erori de ortografie și de gramatică înainte de a le tipări și de a le trimite. Foloseste cat mai multi ochi ca sunt disponibili; greșelile simple pot aluneca de persoane care au citit mai multe versiuni ale propunerii. Găsiți ochi proaspeți, dacă este posibil.
