Una dintre cele mai fiabile modalități de a determina cât de bine este o afacere este să folosiți un raport de vizită. Operațiunile dvs. externe fac așa cum ar trebui? Este preșcola sau facilitatea de îngrijire până la cod și gata pentru licențiere? Prin scrierea unui raport cuprinzător de vizite, puteți stabili dacă sunt îndeplinite o mare varietate de obiective de afaceri. Vizitați rapoartele, uneori numite rapoarte de călătorie, reprezintă o modalitate excelentă de a afla dacă standardele dvs. de afaceri se desfășoară pe site-ul dvs. așa cum ați planificat.
Formatați raportul
Vizitați rapoartele sunt documente de afaceri. În funcție de organizație sau de industrie, raportul poate urma un format memorandum sau un șablon de afaceri. În general, alegeți un format de memo dacă raportul vizitei se adresează unui grup de membri ai conducerii interne. Alegeți un șablon mai formal al raportului de afaceri dacă raportul vizitei va fi furnizat surselor externe. Utilizați formatarea standard de afaceri care include fonturi tip profesionale, cum ar fi Times New Roman sau Arial. Mențineți marjele de 1 inch.
Menționați obiectivele
Explicați motivul vizitei. Obiectivele includ frecvența vizitei, împreună cu valorile primare sau zonele de revizuire. De exemplu, vizita ar putea fi prima dintr-o serie de patru, desfășurate pe parcursul unui an, pentru a examina punerea în aplicare a unor noi politici sau valori de producție. În mod clar, menționați ceea ce căutați în vizită, inclusiv vizitele anterioare, recomandările sau planurile de acțiune.
Exemplu:
Acest raport este de a determina dacă Plainview School a îndeplinit toate cerințele de acordare a licențelor pentru îngrijirea de zi după școală.
Discutați feedback și informații cheie
Observați identitatea persoanelor-cheie intervievate în timpul vizitei. Vizitele pot include întâlniri cu personalul-cheie de conducere la locație, cum ar fi manageri sau directori de operațiuni. De asemenea, este o practică obișnuită să se întâlnească cu personalul de nivel inferior mai familiarizat cu procesele de operare.
Exemplu:
Persoanele intervievate includea Sarah Winters, directorul școlii, asistenta școlară Emily Thorn, Rick Marden, profesor elementar și Carol Hathaway, nutriționist și dietetician.
Discutați feedback-ul cheie oferit de conducere și personal. Nu este esențial să cităm pe cei intervievați, ci să căutăm mai degrabă informații esențiale și domenii comune de interes. Includeți toate sondajele standardizate care au fost utilizate sau o serie specifică de întrebări adresate în timpul vizitei.
Listați observațiile cheie și observațiile
Observațiile se bazează pe ceea ce este văzut personal și nu este transmis pe baza interviurilor. De exemplu, vizitatorii pot observa vizual că operațiunea pare să aibă prea mulți lucrători care nu sunt ocupați. Orice, de la curățenie la organizarea generală, este supusă unor observații. Includeți aceste informații în raportul vizitei.
Exemplu:
În timpul unei vizite la jumătatea zilei, ofertele de prânz au inclus o selecție de legume și fructe, dar nu a fost oferită nici o alternativă pentru cei cu nevoi alimentare speciale.
Rezumați concluziile
Determinați dacă organizația atinge obiectivele pe baza feedback-ului și observațiilor furnizate. Utilizați detalii și informații cuantificabile, dacă este posibil, pentru a susține concluziile. De exemplu, dacă obiectivul unei vizite la o nouă fabrică este de a determina dacă a fost angajat 60% în primul trimestru, furnizați numărul efectiv de resurse umane cu cifra de afaceri, eforturile de recrutare existente și departamentele în care există deficiențe.
Furnizați planuri de acțiune viitoare
Starea în care sunt programate viitoarele vizite, dacă acestea sunt predeterminate sau ca rezultat al vizitei recente. De exemplu, aceasta poate fi cea de-a treia vizită anuală pe un program trimestrial. Oferiți recomandări pentru îmbunătățiri. Dacă sunt definite anumite planuri de acțiune, specificați-le în detaliu. Aceasta oferă o metrică de succes pentru următoarea vizită.
