Introducerea datelor este probabil unul dintre cele mai importante aspecte ale succesului unei companii. Atunci când datele sunt adăugate corect, informațiile difuzate pot ajuta directorii să planifice înainte, să determine obiectivele și să ajute la remedierea neajunsurilor. Când informațiile sunt introduse în sistemul informatic cu greșeli, concluziile sunt înclinate și inexacte, spre bine sau mai rău. Precizia și eficiența pe care operatorii de introducere a datelor o introduc, prin urmare, sunt de cea mai mare importanță.
Intrare inițială
Operatorii de introducere a datelor introduc inițial datele în sisteme care reprezintă fie obiective de afaceri, fie informații. Uneori, aceste date rămân relevante, dar deseori se descompun în timp. Din acest motiv, profesioniștii înscriși în date trebuie să introducă informații noi pe bază de reînnoire. În cazul în care informațiile inițiale sunt incorecte, compania riscă să aibă dublu intrări care să creeze mai multă muncă decât este necesar. Atunci când se întâmplă acest lucru, este posibil ca administratorii să fie nevoiți să curățe și să elimine informații învechite și inexacte. Dacă informațiile inițiale sunt corecte, operatorul de introducere a datelor trebuie doar să introducă date noi pentru a crea actualizarea.
Validarea intrărilor de date
Unele companii folosesc programele de validare a intrărilor de date, ceea ce reduce șansele de introducere a datelor incorecte în sistem. Inițial, este nevoie de mai mult timp decât sistemele care nu verifică dublu sau triplu. Pe termen lung, însă, programele de validare pot economisi timp și bani valoroși prin reducerea nevoii de a reveni asupra înregistrărilor vechi și de a corecta greșelile din trecut. Într-un program de validare, operatorul de introducere a datelor trebuie să verifice informațiile introduse mai mult de o dată înainte ca acesta să fie acceptat. Unele programe permit numai intrări numerice în anumite câmpuri dintr-un formular și invers.
Programe software
Nu toate problemele legate de precizia introducerii datelor sunt generate de oameni. Programele software de validare a datelor pentru date ieftine și ineficiente pot prezenta erori, deficiențe de programare și alte probleme. Organizațiile mai mari necesită programe mai precise și mai precise de stocare a datelor, în timp ce companiile mai mici nu au nevoie de astfel de cerințe stricte. Factorul decisiv este modul în care un pachet ieftin sau scump de control al datelor afectează linia de jos a companiei. Dacă programul ratează câteva caractere sau interpretează greșit un punct zecimal, poate fi diferența dintre câțiva bani și mii de dolari pierduți.
Creșterea valorii
Atunci când datele incorecte rămân în baza de date a unei companii, aceasta poate afecta negativ valoarea sa completă. Informațiile învechite, cum ar fi anunțurile de închiriere depășite sau vechile evaluări care nu au fost actualizate, pot face ca o companie să fie mai puțin profitabilă decât este de fapt. Acest lucru poate avea un impact negativ asupra capacității unui proprietar de afaceri de a obține finanțare în viitor, de a obține mai multe afaceri sau de a vinde la o dată ulterioară. Menținerea înregistrărilor corecte și actualizarea lor zilnică este imperativă pentru menținerea și creșterea valorii companiei.
