Scopurile principale ale unei chitante includ furnizarea de informații clienților sau donatorilor, documentarea achizițiilor și asistența cu contabilitatea internă. Atât organizațiile profitate, cât și organizațiile non-profit au motive să ofere chitanțe patronilor.
Informații despre clienți
Încasările servesc ca un instrument eficient de comunicare cu clienții. În primul rând, notează detaliile achiziției unui client, inclusiv produsele și serviciile detaliate, prețurile unitare, subtotalurile, impozitele și totalurile. De asemenea, chitanța indică data achiziției, care este deosebit de importantă pentru cumpărătorii de afaceri care utilizează chitanțe pentru înregistrarea tranzacțiilor. Încasările, de asemenea, comunică politicile companiei și oferă reduceri pentru anchetele ulterioare.
Contabilitate internă
Întreprinderile păstrează copii ale chitanțelor pentru contabilitatea internă. Încasările permit monitorizarea exactă a vânzărilor și a veniturilor. Atunci când apare o întrebare cu privire la detaliile anumitor tranzacții, departamentul de contabilitate sau contabilitate al companiei poate să menționeze încasările. De asemenea, atunci când o afacere se confruntă cu un audit al serviciului intern de venituri pe declarațiile sale fiscale, încasările servesc drept documentație valoroasă a tranzacțiilor de vânzare. O chitanță constată, de asemenea, orice reduceri la vânzări sau cote, care sunt utilizate pentru contabilitate și raportare financiară.
Returnări și schimburi
Companiile care oferă politici de returnare și de schimb valutar necesită adesea o chitanță ca parte a procesului. Atunci când un client primește o dimensiune greșită într-o tinuă sau într-o piesă care nu se potrivește, el prezintă de obicei chitanța vânzătorului cu amănuntul pentru a returna elementul. Fără o chitanță, ar putea să schimbe elementul doar pentru un element cu prețuri similare. De asemenea, chitanța transmite informații importante despre politica de returnare, cum ar fi câte zile de la data achiziției clientul trebuie să returneze articole.
Donații non-profit
Scopul chitanțelor pentru organizații non-profit este foarte diferit. Persoanele fizice sau întreprinderile care doresc să solicite cotizații sau contribuții cadou la o organizație nonprofit recunoscută de IRS 501 (c) (3) au nevoie în mod normal de o chitanță, potrivit site-ului IRS. De exemplu, persoanele care donează bunuri pentru bunăvoința sau armata de salvare au nevoie de o chitanță pentru a deduce valoarea contribuțiilor lor. Nu numai că încasările contribuie la intrarea corectă a contribuțiilor caritabile la depunerea taxelor, ci și la furnizarea documentației privind contribuțiile în timpul unui audit.
