Un memorandum de afaceri sau un memoriu este una dintre cele mai simple modalități de a informa colegii și membrii personalului despre o întâlnire viitoare. O notificare eficientă a ședinței va furniza informațiile de bază ale întâlnirii într-o manieră clară, concisă și profesională.
Informatie pertinenta
- Urmați un format general în patru puncte pentru titlu, care ar trebui să includă La, Din, Data și Subiect în circulara pentru întâlnirea personalului dvs. _._ Câmpul "To" ar trebui să includă pe toți cei invitați la întâlnire. "Din" vă va lista numele și titlul postului. Data notificării în ziua în care este distribuită. Scrieți ce este vorba în câmpul "Subiect", cum ar fi "Întâlnirea managerilor" din 15 august 2019."
- Menționați scopul reuniunii în paragraful de deschidere, împreună cu toate informațiile relevante de bază, inclusiv ora și locația. De exemplu, "Scopul întâlnirii este de a discuta planul de stimulare a angajaților revizuit. Reuniunea va începe la ora 15:00. în sala de conferințe principală și durează o oră. Toți managerii și supraveghetorii trebuie să participe. "
- Furnizați un rezumat al ceea ce va fi acoperit în timpul întâlnirii în corpul memoriei. Păstrați informațiile scurte, dacă este posibil; lăsați detaliile care urmează să fie discutate la reuniunea actuală. De exemplu, "În urma feedback-ului dvs., compania va lansa planul de stimulare a angajaților revizuit pe 1 septembrie 2019. Noul plan va recompensa echipele de vânzări, mai degrabă decât doar persoanele care își îndeplinesc obiectivele lunare și trimestriale. Recunoaștem avantajul personalului nostru de vânzări care lucrează în echipe și sperăm să stimuleze această tendință cu stimulente financiare ".
sfaturi
-
Toate informațiile din anunț trebuie să fie relevante pentru întâlnire. Evitați includerea informațiilor care se referă la orice probleme legate de companie care nu vor fi discutate în cadrul reuniunii.
Înainte de intalnire
- Informați destinatarii în cazul în care trebuie să se pregătească în orice mod sau să citească materiale înainte de a participa la întâlnire. Un exemplu ar putea fi: "Fiecare dintre voi va trimite prin e-mail formatul și politicile revizuite ale planului de stimulare până la sfârșitul zilei. Vă rugăm să examinați documentele înainte de timp, astfel încât să fiți pregătiți să discutați conținutul și să cereți clarificări acolo unde este necesar ".
- Spuneți invitaților atunci când programul de întâlnire va fi distribuit. De exemplu: "Voi distribui agendă prin e-mail cu cel puțin 24 de ore înainte de întâlnire. Vă rugăm să revedeți ordinea de zi la primire."
- Cereți invitaților să vă informeze imediat dacă nu pot participa la întâlnire, astfel încât să puteți programa un timp pentru a revizui informațiile cu ele. Chiar dacă trimiteți un memoriu obligatoriu pentru întâlniri, unii angajați sau invitați pot fi în vacanță sau în afara orașului în timpul unei călătorii legate de muncă.
sfaturi
-
Lăsați invitații să știe dacă sunteți dispuși să răspundeți în prealabil la întrebări cu privire la subiectul întâlnirii sau dacă toate clarificările ar trebui să fie abordate la reuniunea actuală. Furnizați un număr de telefon de contact sau o adresă de e-mail dacă aveți în prealabil întrebări.
