Indiferent dacă sunteți o echipă cu o singură persoană sau o companie cu drepturi depline, având proceduri și reguli de birou este o modalitate excelentă de a stabili câteva reguli de bază pentru afacerea dvs. Acest lucru nu numai că vă ajută în îndeplinirea sarcinilor de zi cu zi, dar poate ajuta și noii angajați atunci când încep și angajații dvs. stabiliți atunci când trebuie să verifice chestiunile administrative.
Stabilirea liniilor directoare și accesibilitatea acestora
Crearea unui manual pentru biroul din secolul 21 este un loc minunat pentru a începe. Manualul de birou ar trebui să includă procese și proceduri pentru aspecte importante ale afacerii dvs. și ar trebui să menționeze orice puncte notabile din legile federale, de stat și locale privind ocuparea forței de muncă. Includeți informații privind politicile de concediu, politicile nediscriminatorii și compensațiile lucrătorilor.
De asemenea, puteți include misiunea, viziunea și valorile de bază ale companiei. Acestea îi ajută pe toți cei din afaceri să rămână pe drumul cel bun și să lucreze pentru același scop. Poate include îndrumări pentru comportamentul angajaților, codul de îmbrăcăminte, fumatul, orele de lucru, salariile, promoțiile și beneficiile. Asigurați-vă că manualele dvs. sunt accesibile fiecărui angajat, oferindu-i atât online, cât și imprimate. Dați o copie tuturor angajaților și cereți-i să semneze o scrisoare de confirmare spunând că au citit liniile directoare și le-au înțeles.
Luând notă de tehnologie în biroul secolului XXI
Într-un birou din secolul 21, este important să integrați tehnologia în orientările dvs. Indiferent de industria în care lucrați, tehnologia joacă un rol important în procedurile de birou. Multe lucruri se fac pe computere și smartphone-uri. Decideți dacă compania dvs. permite utilizarea tehnologiei de birou din motive personale și care sunt măsurile dvs. de securitate. Angajații sunt autorizați să-și folosească telefoanele în timp ce lucrează? Prin stabilirea unor astfel de reguli, veți putea clarifica neînțelegerile înainte de a se întâmpla.
Crearea de îndrumări pentru fiecare rol sau departament
În funcție de afacerea dvs., puteți alege să stabiliți proceduri pentru fiecare departament sau pentru fiecare rol în companie. De exemplu, dacă aveți un departament de producție, procedurile lor vor fi, fără îndoială, diferite de departamentul de vânzări și departamentul de marketing. Prin scrierea procedurilor zilnice pentru fiecare domeniu al afacerii dvs., veți ajuta la îmbarcare mai rapidă a angajaților și veți putea ghida personalul condus atunci când uită cum să facă o anumită sarcină. Având un loc de referință vă ajută să țineți evidența tuturor lucrurilor din afacerea dvs. Unele birouri care au mai multe niveluri de personal pot alege să includă o diagramă organizațională, astfel încât toată lumea să fie conștientă de rolul lor în imaginea mai largă a companiei.
Păstrarea liniilor de comunicare deschise
Instrucțiunile dvs. pot fi actualizate de fiecare dată când trebuie inclus un nou element important. Nu trebuie să fie piatră. Asigurați-vă că comunicați periodic cu personalul dvs. atunci când adăugați ceva la procedurile de birou sau la manualul de birou. În plus, toate practicile dvs. de birou ar trebui să fie ușor accesibile. Asigurați-vă că personalul dvs. știe unde se pot întoarce pentru ajutor dacă au o întrebare privind timpul de vacanță, utilizarea telefonului mobil, compensarea lucrătorilor sau orice altă practică modernă de birou.
