Deplasarea fără hârtie este un pas important pentru o afacere care dorește să participe la viața verde. EPA estimează că americanii folosesc în jur de 99 de milioane de tone de hârtie în fiecare an, iar hârtia reprezintă 34% din deșeurile din această țară. Dacă trimiteți facturi și alte comunicări clienților dvs. în mod regulat prin poștă, trebuie să le notificați intenția de a merge fără documente în avans.
Clarificați și identificați cronologia dvs. pentru a merge fără hârtie, precum și orice cerințe pe care clientul trebuie să le îndeplinească pentru a primi facturile de hârtie. De exemplu, în multe cazuri s-ar putea să trebuiască să primiți permisiunea clientului de a nu mai trimite declarații de hârtie în corespondență înainte de al trece la facturarea fără hârtie.
Modificați-vă termenii de acord ca fiind necesari pentru a include actualizarea despre facturarea fără hârtie. Includeți informații dacă este opțională sau necesară pentru clienți care merg înainte.
Creați-vă mesajul de notificare împreună cu instrucțiuni clare privind modul în care clientul poate confirma primirea informațiilor privind facturarea fără hârtie. De exemplu, în plus față de anunțul care precizează data activă pentru facturarea fără hârtie, este posibil să includeți și un site web sau o linie telefonică pentru "opțiunea de înscriere".
Includeți o notificare cu privire la decizia dvs. de a trece fără documente în secțiunea de mesaje a ultimelor facturi de hârtie pentru clienți. Evidențiați zona într-o culoare sau font care se evidențiază pentru a-și atrage atenția. Asigurați-vă că includeți și termenii actualizați cu aceste e-mailuri.
Trimiteți o carte poștală distinctă "pentru mementouri" clienților care conțin mesajul despre intenția dvs. de a opri facturile de hârtie de corespondență.
Trimiteți un e-mail la lista dvs. de clienți pentru a le informa cu privire la decizia dvs. de facturare fără hârtie. În acest caz, puteți conecta direct clientul la site-ul dvs. web pentru a face opțiuni de opțiune, dacă este necesar.
sfaturi
-
Explicați câteva dintre avantajele lipsei de hârtie în comunicarea dvs. către client.
Consultați-vă cu un avocat înainte de a trece la facturarea fără hârtie pentru a vă asigura că respectați toate legile de stat și federale.
