Tehnologia a revoluționat procesele de ieșire din birou, transformând copiatoarele în imprimante gigant ce pot fi conectate la rețea. La fel cum orice avantaj oferă posibilitatea de a utiliza abuziv, producția de înaltă calitate a copiatoarelor poate facilita deturnarea proprietății intelectuale. Când vă gândiți la ce pot oferi aceste mașini școală sau afacere, pozitivul lor poate depăși dezavantajele lor, însă negativele acestora ar trebui să vă determine să planificați cu atenție implementarea și utilizarea acestora.
Reproducerea documentelor
Cu excepția imprimantelor multifuncționale cu volum mic, copiatoarele se bazează pe toner similar cu consumabilele pe care le cumpărați pentru imprimanta dvs. laser. Cu cât cheltuiți mai mult pe echipament, cu atât mai bună este rezoluția sa, până la echipamentele care produc ieșire practic indistinguizabilă de documentele originale. Complet color sau monocrom - numai negru - aceste mașini pot pompa volume mari de copii în ordine scurtă. Ușurința și credincioșia cu care reproduc materialele sursă pot provoca îngrijorări legate de securitatea informațiilor, furtul de date, încălcarea drepturilor de autor și contrafacerea. Într-o afacere, un birou medical sau juridic sau orice scenariu care implică date de proprietate sau confidențiale, copiatoarele pot constitui o amenințare la adresa controlului informațiilor reglementate de lege sau de obicei.
Funcționalitate convenabilă
Copiatoarele timpurii nu aveau alimentatoare automate de documente și nu au reușit să colaționeze operațiile de copiere multiplă. Echipamentul modern transformă actul de duplicare a unui document într-un act obișnuit. Conectat la computerele de la domiciliu sau la birou, una dintre aceste mașini poate înlocui mai multe imprimante de birou cu tehnologie care produce automat copii pe două fețe, colaje și capse documente multiple, stochează frecvent formulare reîncărcate pentru copiere imediată, faxuri de pe desktop sau geamul copiatoarelor și e-mailuri producția sa. Această comoditate poate accelera și simplifica operațiunile de birou, dar complexitatea controalelor copiatorului poate determina utilizatorii să aleagă opțiunile greșite, pierzând hârtia și consumabilele pe ieșiri externe.
Costuri de operare
Deoarece majoritatea copiatoarelor funcționează ca imprimante laser, ele coaserează un amestec sub formă de pulbere de materiale plastice și coloranți pe suprafața foilor de hârtie. Acest proces de fuziune se bazează pe căldură, ceea ce determină un apetit pentru electricitate, determinând costuri de utilități de birou. Copiatoarele necesită și consumabile, inclusiv toner care poate costa mai mult decât consumabilele echivalente pentru imprimantele laser. Aceste cartușe cu randament ridicat pot dura mai mult decât consumabile comparabile pentru imprimante desktop, dar această performanță are un preț mai mare. În special în cazul operațiunilor cu volum mare, copiatoarele pot, de asemenea, necesita servicii periodice pentru a-și menține performanțele de ieșire. Un contract de servicii poate acoperi atât livrările, cât și întreținerea, dar adaugă un alt cost fix la linia de jos.
Reținerea datelor
Un copiator care stochează informații despre documente pentru recuperarea instantanee și ieșire și că faxurile și e-mailurile pe care le duplicați utilizează un hard disk intern pentru a păstra scanarea paginilor pentru recuperare pe termen scurt sau lung. Acest termen de stocare vrăji comoditate pentru funcțiile de birou, dar poate supune informațiile sensibile la riscul de utilizare accidentală sau deliberată abuzivă. Ca orice unitate de hard disk, mecanismul de stocare dintr-un copiator poate genera secrete mult timp după ce ștergeți informațiile și documentele de pe acesta și necesită același tip de dispoziții de securitate pe care le aplicați unităților de hard disk de pe computer atunci când vindeți sau dezafectați un sistem.
