O afacere încorporează prin depunerea unui document de formare în conformitate cu legea statului, de obicei cu biroul secretarului de stat în care afacerea dorește să fie localizată. Acest document de formare este numit articole de constituire în majoritatea statelor, dar este, de asemenea, cunoscut ca un certificat de încorporare sau charter în anumite state, cu o istorie de utilizare a terminologiei diferite. Afacerea este considerată încorporată la momentul în care biroul de stat acceptă depunerea și aplică sigiliul sau ștampila statului asupra documentului, conferind autoritatea de a opera în stat. Marca statului în actul constitutiv este dovada oficială a încorporării, indicând data exactă în care statul a acceptat depunerea și societatea a luat ființă ca entitate recunoscută.Statul menține dosarul depunerilor și furnizează copii certificate și certificate, la cerere, pentru a asigura publicului că societatea este înregistrată la stat și este în stare bună.
Depunerea de chitanțe
La depunerea articolelor de încorporare cu statul, afacerea va primi o primire de depunere prin poștă. Cu excepția cazului în care comenzile de afaceri (și plătește) o copie certificată a articolelor la momentul depunerii documentelor, chitanța poate fi singurul element returnat de stat pentru a verifica acceptarea înregistrării. Această chitanță trebuie să fie păstrată cu înregistrări corporative ale unei companii. În multe cazuri, marcarea chitantei originale, împreună cu o copie simplă (necertificată) a actului constitutiv, constituie o dovadă suficientă a încorporării, care diminuează nevoia de a plăti copii certificate ale articolelor de fiecare dată când corporația trebuie să furnizeze documentația oficială.
Copie a actului constitutiv
Actul constitutiv este un document public. Toate statele mențin o bază de date de imagini cu pilitura, iar majoritatea statelor fac această bază de date disponibilă pe Internet. Orice membru al publicului poate accesa baza de date, iar dacă funcția este disponibilă, descărcați o copie a actului constitutiv care a fost depus împreună cu statul (altfel o persoană poate apela biroul de stat pentru a comanda o copie).
Această descărcare va avea marcajul de stat și o foaie de hârtie indicând data la care a fost înregistrată societatea, însă va fi doar o copie. Această versiune, împreună cu chitanța de înregistrare, ar putea fi considerată o dovadă suficientă de încorporare pentru deschiderea unui cont bancar, dar probabil că nu va fi suficientă pentru a îndeplini cerințele de due diligence pentru o cerere de împrumut. Cea mai bună soluție este să aveți cel puțin o copie certificată a actului constitutiv în registrul de evidență corporativă.
Cererea pentru o copie legalizată se face cu ușurință la momentul depunerii cu plata unei taxe suplimentare și are ca rezultat returnarea chitanței de depunere și o copie a articolelor cu o ștampilă de stat originală sau un sigiliu ridicat. O copie certificată a articolelor poate fi obținută în orice moment după depunerea cererii scrise și plata taxei.
Certificat de încorporare
Câteva state (cum ar fi Missouri, New Mexico și Georgia) eliberează ceea ce ei numesc un "certificat de înmatriculare" odată ce o companie își depune actele de constituire. În unele cazuri există o taxă care este evaluată la momentul depunerii pentru a prezenta certificatul. În aceste state, atunci când se solicită o dovadă a încorporării, unicul certificat de încorporare este singura dovadă acceptabilă. Dacă o afacere are o copie ștampilată sau certificată a articolelor, dar fără certificat, afacerea va întâmpina probabil probleme. Afacerea poate face o cerere de stat pentru un certificat duplicat, la plata unei taxe.
Certificat de bună dispoziție
O altă dovadă acceptabilă a încorporării care poate înlocui o copie certificată a articolelor este un certificat de bună reputație. Acesta este un document emis de stat care verifică faptul că o afacere înregistrată la stat la o anumită dată și care este în prezent activă și actualizată cu privire la toate depunerile solicitate de stat. Acest certificat este, de asemenea, plasat sub sigiliu. Acesta poate fi comandat de la stat în orice moment, de obicei, cu plata unei taxe.
Făcînd afaceri
Statul controlează încorporarea și este singura entitate care poate stabili definitiv când o societate înregistrată la stat și dacă este în prezent autorizată să facă afaceri. Cu toate acestea, nu este necesar ca actul constitutiv să fie actualizat cu cele mai recente informații despre cine deține controlul asupra societății și dacă operează conform planului. Adesea, atunci când se solicită o dovadă a încorporării, sensul este extins pentru a include dovada de proprietate, dovada funcționării, dovada adresei sau dovada semnatorului autorizat.
Deci, în timp ce articolele certificate sau un certificat de bună reputație sunt dovada tehnică a înființării, o afacere ar putea fi rugată să furnizeze, de asemenea, o copie a regulamentelor sale, minute ale ședințelor consiliului de administrație, stabiliți adresa sau alte lucruri care își verifică autoritatea și intenția de a face afaceri în stat.
