Cele patru componente de comunicație sunt codificarea, decodificarea, mediul de transmisie și feedback-ul. Expeditorul unui mesaj de comunicare personal sau de afaceri codifică și îl transmite prin unul sau mai multe mijloace de comunicare destinate receptorului, care îl decodifică și răspunde furnizând feedback. În mediul de afaceri, comunicările eficiente se încheie, permit managerilor să-și motiveze angajații și să ajute companiile să interacționeze cu părțile interesate. Comunicările slabe pot duce la un moral scăzut, la o productivitate scăzută și la o lipsă de încredere.
Codare
Prima componentă de comunicare este codificarea, care este traducerea ideilor și a conceptelor în simboluri și gesturi. Expeditorul începe prin a decide mesajul care trebuie transmis. Ideile bune se pierd adesea în cazul în care procesul de codificare este incorect. De exemplu, conversațiile înghesuite cu fapte irelevante și logică complicată ar putea face imposibilă desfășurarea unui dialog clar și productiv asupra faptelor, potrivit profesorului John Harris, profesor John P. Kotter, și profesorului Lorne A. Whitehead din cadrul Universității din British Columbia. Strategiile de comunicare înșelătoare, cum ar fi îngrijorarea de teamă, pot crea anxietate în legătură cu riscurile imaginare care ar putea, de asemenea, să transforme oamenii într-o idee bună. Autorul de afaceri Theodore Kinni a scris în cadrul Școlii de Științe din Harvard Business Knowledge că puterea comunicării poate fi maximizată prin interpretarea faptelor și nu doar prin recitarea lor și prin folosirea emoțiilor și a simbolurilor pentru a amplifica mesajele și pentru a se conecta instantaneu cu angajații.
Mediu
Mesajul codificat este transmis printr-un mediu sau un canal. Cele două categorii principale de canale de afaceri sunt orale și scrise. Comunicările orale pot fi efectuate prin telefon sau prin intermediul tehnologiilor bazate pe Internet, cum ar fi teleconferința virtuală și transmisiile web. Comunicarea scrisă include rapoarte și note pe suporturi tradiționale pe suport de hârtie sau pe suporturi electronice. Canalele orale sunt mai rapide, deoarece expeditorul și receptorul pot folosi indicații verbale și non-verbale pentru a transmite mesaje și pentru a oferi răspunsuri aproape instantaneu. Acesta este motivul pentru care directorii călătoresc în întreaga lume pentru a încheia contracte de afaceri, deoarece stabilirea atingerii personale și a încrederii poate fi dificilă folosind e-mailuri și întâlniri virtuale.
Decodarea
Decodarea este misiunea destinatarului mesajului. Aceasta implică interpretarea mesajelor verbale și nonverbale transmise de expeditor. Pentru comunicarea de afaceri de succes, procesele de codificare și decodare trebuie sincronizate. Acest lucru necesită încredere între receptor și expeditor. Diferențele culturale joacă adesea un rol în construirea acestei încrederi, în special în interpretarea comunicărilor nonverbale. De exemplu, indicarea cu un deget este acceptabilă în America de Nord, dar considerată nepoliticoasă în multe părți ale Asiei.
Parere
Feedbackul este ultimul pas în procesul de comunicare în care receptorul răspunde mesajului expeditorului. Acest semnal poate fi verbal - de exemplu, "Da, cred că este o idee excelentă" - sau nonverbal, cum ar fi un suspin sau o pauză lungă pentru a indica neînțelegeri. Feedback-ul permite expeditorului să ia măsuri corective prin retransmiterea sau reformularea unui mesaj greșit. Cu toate acestea, feedback-ul ar trebui furnizat rapid, deoarece întârzierile pot ucide ideile de afaceri și pot duce la pierderea oportunităților de afaceri.
