Nu este neobișnuit ca proprietarii de afaceri și furnizorii de servicii să plătească clienții. De exemplu, dacă sunteți un web designer și proiectul pe care lucrați necesită mai mult timp și efort decât v-ați gândit, este posibil să doriți să încărcați mai mult. În acest caz, este logic să emități o notă de debit sau o notă de debit clientului dvs. Acest document este utilizat pe scară largă în toate sectoarele pentru facturare incrementală, tranzacții bancare și multe altele.
sfaturi
-
Memorandumul de debit sau memoria de debit este un formular emis de către vânzători pentru a notifica clienților că nu au fost facturați sau facturați suficient. Acesta are rolul de a gestiona soldul datorat unei anumite facturi și de a corecta greșelile de facturare.
Ce este Memorandumul de debit?
Să presupunem că dețineți o agenție de marketing digital și unul dintre clienții dvs. solicită servicii suplimentare după plasarea unei comenzi.Puteți emite fie o notă de debit, fie o nouă factură care acoperă aceste servicii. Dacă alegeți prima opțiune, este necesar să înregistrați memoarul de debit din extrasul lunar de creanțe restante.
Băncile eliberează memorii de debit pentru a notifica clienților despre tarifele pentru plățile la împrumut, dobânzile, taxele de verificare a debitelor, taxele de debitare și de credit ale DDA și așa mai departe. Acest document poate fi, de asemenea, utilizat pentru a percepe un comision sau pentru a compensa un sold credit care rămâne într-un cont de client. Gândiți-vă la aceasta ca la o factură informală.
Debit vs. memorii de credit
Ca proprietar de afaceri, este important să înțelegeți diferența dintre notele de debit și de credit. Acesta din urmă este folosit pentru a reduce suma pe care un cumpărător o datorează vânzătorului. Cumpărătorii înregistrează această reducere a balanței de plăți aferente conturilor, în timp ce vânzătorii o înregistrează în soldul conturilor de încasat.
În general, companiile emit un memorandum de credit atunci când taxele percepute unui client sunt prea mari. De exemplu, o fabrică poate emite o factură de 2.000 de dolari pentru 200 de unități de mărfuri în care fiecare unitate costă 10 $. Cumpărătorul informează fabrica că cinci unități sunt defecte. În acest caz, fabrica poate emite o notă de credit de 50 USD și înregistrează tranzacția în conturile sale de încasat.
Suma specificată în memoria de credit poate fi rambursată cumpărătorului sau aplicată pentru o achiziție. La fel ca un memorandum de debit, acest document este de obicei pentru o factură anterioară. Ambele documente au rolul de a corecta greșelile de facturare și erorile de facturare.
Crearea unui memo de debit
O notă de debit este relativ simplă de creat. În primul rând, determinați cât de mulți bani datorează clientului dvs. Apoi, alegeți un format, cum ar fi o plată sau o scrisoare scrisă. Includeți următoarele informații în nota de debit:
- Numele și informațiile de afaceri ale clienților
- Numele firmei și detaliile de contact
- Numărul de înregistrare fiscală al companiei dvs.
- Numărul de referință al clientului (opțional)
- Numărul facturii și data
- Scurtă descriere a bunurilor sau serviciilor achiziționate
- Sumă datorată de cumpărător
- Termenii de plată, inclusiv taxele de întârziere care se pot aplica
Menționați motivul pentru care emiteți o notă de debit. Descrieți ce este datorat și de ce. Utilizați un ton profesionist. Dacă nota de debit se referă la o factură anterioară, includeți numărul acesteia în notă. În funcție de preferințele dvs., puteți utiliza un program de calcul tabelar, un procesor de text, un software de facturare sau șabloane de notă de debit. Multe site-uri web, cum ar fi Smartsheet, Template.net și Biztree, oferă șabloane gratuite care pot fi personalizate în funcție de nevoile dvs. Tot ce trebuie să faceți este să completați, să descărcați și să imprimați formularul.
Când ați terminat, trimiteți memoria de debit clienților dvs. Dacă nu plătesc la timp, creați și trimiteți o altă notă de debit. Luați în considerare utilizarea unui program software cum ar fi QuickBooks pentru a păstra înregistrări exacte ale memorandumurilor de debit și de credit, facturilor și altor documente financiare.
