Programarea este una dintre sarcinile administrative care nu se dorește nimeni; totuși, eșecul de a dezvolta un mod sistematic de a înregistra date importante și etape importante poate ruina cele mai bine stabilite planuri. Un calendar principal trebuie să includă date importante, să fie automatizat și să includă un sistem tickler pentru a anunța persoanele despre datele viitoare. Pentru a crea un calendar principal, acesta trebuie să fie intuitiv, eficient și să aibă proceduri bine scrise pentru toți utilizatorii.
Desemnați o persoană care să dețină răspundere pentru întreținere și back-up. Această persoană ar trebui să fie responsabilă pentru revizuirea și introducerea datelor cheie din calendar înainte de distribuire.
Introduceți datele finale și termenele limită. Datele finale sunt probabil cel mai important motiv pentru a crea și a menține un calendar comunist. Aceste date ar trebui să iasă în evidență și să fie introduse în față îndrăzneață, colorate sau toate capacele.
Lucrați cu profesioniști și cu personalul de asistență pentru a determina datele calendarului înainte de data limită. Acest lucru depinde de activitate și de organizare. De exemplu, ați putea dori să oferiți un memento cu o săptămână înainte de o întâlnire cu bugetele majore. Cu toate acestea, o oră fericită de grup poate necesita doar un memento cu o oră înainte de eveniment. De asemenea, veți dori să construiți în timp pentru călătorii dacă evenimentul nu se află în biroul imediat.
Determinați un proces de informare a utilizatorilor cu privire la modificări. Acesta poate fi un proces formal sau informal. Cu toate acestea, ar trebui să fie clar descris în proceduri. De asemenea, va trebui să oferiți o modalitate de a confirma schimbarea. Acesta ar putea fi un e-mail rapid cu o cerere de confirmare pentru toți participanții la întâlniri sau personal.
Oferiți o opțiune pentru includerea datelor de urmărire. Următoarele date sunt date care apar ca urmare a unei alte întâlniri. Adică, sunt atașate unei întâlniri originale. Un exemplu ar fi un AR (acțiune necesară) pentru finalizarea finanțării înainte de următoarea întâlnire. A fi capabil să atașați datele de urmărire la întâlnirea inițială reprezintă o modalitate bună de a automatiza procesul și de a aduce mai multă eficiență la următoarea întâlnire sau eveniment.
Imprimați calendarul principal pe o bază zilnică și săptămânală și distribuiți. Acest lucru este opțional în funcție de organizație.
Plasați calendarul într-o locație centrală. Aceasta poate fi online, într-un fișier partajat sau pe un buletin comun de știri.
