Doriți angajaților dvs. să profite de timpul de vacanță la discreția lor, însă este de datoria dumneavoastră să vă asigurați că aveți angajați în toate departamentele pe tot parcursul anului, astfel încât afacerile obișnuite pot continua. Singura modalitate de a coordona vacanțele angajaților este de a crea un calendar de concediu master. Aveți posibilitatea să utilizați o varietate de programe software online sau pe computer pentru a compara orarele și a gestiona în mod corespunzător timpul de vacanță al angajaților. De asemenea, puteți păstra un calendar de hârtie dacă preferați această metodă.
Elementele de care aveți nevoie
-
Programul Calendar
-
Schema de șablon
Calendar electronic
Navigați la software-ul calendarului ales de pe computer sau de pe Internet. Mai multe programe sunt disponibile pentru crearea unui calendar electronic, care include programe de procesare de text, programe de tip calendar sau programe online.
Selectați opțiunea de adăugare a unui calendar nou și adăugați un nume pentru calendarul de concediu master al companiei. Salvați-l pe hard disk sau pe locația dorită în rețea sau pe Internet, pe baza selecției software-ului. Blocați orice zile sau săptămâni că angajații nu pot lua vacanțe sau informează administratorii despre această opțiune.
Creați profilurile pentru software-ul ales de dvs. care determină privilegiile și opțiunile pe care le au oamenii. De exemplu, dvs. și copiile de rezervă aveți nevoie de drepturi administrative globale pentru a efectua toate modificările, însă administratorii pot avea nevoie să adauge doar evenimente cu ore de începere și de oprire pe care ulterior le aprobați. Adăugați utilizatorii și numele lor de utilizator în program și atașați profilul corect la acestea. Permiteți managerilor să creeze parole individuale sau să le adauge un cod generic pe care să-l poată schimba. În cele din urmă, pentru a face calendarul accesibil tuturor angajaților, creați un profil și o parolă cu doar opțiuni de vizualizare pe care orice angajat le poate utiliza. Dacă aveți o mulțime de angajați, poate doriți să creați mai mulți utilizatori generici și parole care au opțiuni de vizualizare.
Creați un șablon electronic pe care angajații îl pot folosi pentru a solicita timp de concediu de la managerii lor. Adăugați un loc pentru aprobarea managerului. Puteți face acest șablon dintr-un program de procesare de text sau de foi de calcul. Faceți acest șablon la dispoziția tuturor managerilor pentru a le oferi angajaților lor atunci când trebuie să solicite vacanțe.
Solicitați managerilor de departamente să aprobe cererile de vacanță făcute de angajați. Cereți managerului să introducă cererile de vacanță în calendarul electronic, dar să le transmită o copie a cererii de vacanță aprobate. Unele companii solicită managerilor să transmită aceste cereri în timp ce acestea intră, în timp ce altele pot solicita actualizări ale solicitărilor de vacanță în calendar într-o anumită zi a săptămânii. Examinați și aprobați vacanțele adăugate, dacă este necesar.
Imprimați în mod regulat o copie a calendarului de concediu master și postați-l în salonul de angajați, în bucătărie sau în camera de odihnă.
Urmăriți toate solicitările de concediu pentru a vă asigura că angajații au timp liber în cărți pentru vacanță. Tipăriți cererile de vacanță aprobate și păstrați o copie în fișierele de personal. Trimiteți o copie electronică a cererii de concediu la un salariu pentru înregistrările lor.
Hârtie Calendar
Descărcați un calendar gratuit de pe Internet sau selectați un șablon de calendar din programul software ales. Imprimați o copie a acestui calendar. De asemenea, puteți obține șabloane de calendar necompletate din magazinele de birou, dacă este necesar. Postați calendarul într-o locație centrală, cum ar fi bucătăria de birou, camera de întreținere sau în încăperea de corespondență.
Blocați orice săptămână în care angajații nu pot lua vacanță. Puteți șterge aceste zone sau puneți un X mare în zilele în care angajații nu au voie să decoleze.
Solicitați angajaților să își noteze cererile de abrogare și să le transmită directorului pentru aprobare. Odată ce managerul aprobă, cererea este trimisă dvs. Apoi, verificați calendarul pentru a vă asigura că toate domeniile afacerii dvs. au numărul necesar de angajați înainte de a vă aproba solicitarea de oprire.
Adăugați vacanțele aprobate în calendarul companiei după cum este necesar. Transmiteți cererile de vacanță aprobate pentru plata salariilor și păstrați o copie a dosarului personalului angajatului.
sfaturi
-
Înainte de a vă stabili un calendar de concediu pentru companie, revizuiți secțiunea privind politicile și procedurile companiei pentru vacanțe. Dacă nu aveți una, va trebui să creați procedurile de politică și modalități de solicitare a vacanțelor, urmând procedurile alese pentru calendare electronice sau de hârtie.
Asigurați-vă că politica include informații care indică faptul că cererile sunt supuse aprobării managerului și timpului de vacanță disponibil. Pentru a clarifica toate problemele legate de politică, poate doriți să includeți un limbaj care definește principiul "primul venit, primul servit pentru corectitudine", dar indicați când mai mulți angajați aplică pentru zile libere în aceeași perioadă în același timp, vacanțele sunt acordate de vechime in munca.
Includeți formularul de solicitare de suspendare în secțiunea proceduri a manualului angajatului. Treceți copiile actualizate pentru a fi incluse în manual după cum este necesar.
Avertizare
Revedeți-vă politicile și procedurile pentru a vă asigura că respectă legile statale și federale. În timp ce companiile nu sunt obligate să ofere vacanțe angajaților, atunci când o fac, trebuie să respecte legile federale și de stat în administrarea programului.
Includeți o diagramă de angajare a concediilor în politică, astfel încât angajații să înțeleagă cât de multă vacanță au dreptul la anii de serviciu.
