Auditurile de calitate reprezintă o componentă importantă pentru a ajuta întreprinderile mici să crească și să prospere deoarece oferă o modalitate de evaluare a strategiilor de eficiență și de gestionare a costurilor. Indiferent dacă auditul se concentrează pe produse sau procese, rezultatele ajută managerii să determine modul în care funcționează strategiile, să identifice cauza principală a problemelor și, dacă este necesar, să ia măsuri corective. Știind cum să efectuezi un audit intern al calității este un pas important în asigurarea succesului afacerii tale.
Analiza preliminară
Pașii pe care îi faceți înainte de a efectua o revizuire a calității la fața locului pot determina eficacitatea auditului. Procesul începe prin formularea unui plan detaliat de audit care funcționează ca o foaie de parcurs pentru realizarea unei revizuiri la fața locului. Specificați cronologia, domeniul de aplicare al auditului și locația de audit. Colectați și revizuiți documentația scrisă, inclusiv politica de management al calității pentru produs sau proces, proceduri standard de operare și manuale. Decideți și elaborați o listă preliminară de interviuri personale pe care să le efectuați în timpul revizuirii la fața locului. Rețineți că o listă preliminară, care include în mod obișnuit directorul departamentului sau supervizorul și angajații principali, se poate extinde pe durata fazei de audit activ.
Asamblați documentele de audit
Fiecare membru al echipei de audit trebuie să dețină o listă de verificare a auditului, precum și formulare sau un casetofon pentru înregistrarea informațiilor în timpul interviurilor personale. Fiecare membru ar trebui să aibă, de asemenea, documente de referință, cum ar fi copii ale procedurilor standard de operare. O listă de verificare este esențială pentru înregistrarea informațiilor și observațiilor, precum și pentru a vă asigura că nu uitați nimic. Deși elementele de listă de verificare specifice variază în funcție de departamentul, produsul sau procesul care face obiectul auditului, lista de verificare constă de obicei din secțiuni, articole de evaluare din fiecare secțiune, un sistem de evaluare și un spațiu pentru comentarii. Secțiunile comune includ organizarea departamentului, mediul de lucru fizic, componente ale sistemului de calitate, cum ar fi SOP-urile și testarea performanțelor.
Efectuarea auditului la fața locului
Revizuirea la fața locului se concentrează pe colectarea informațiilor de care aveți nevoie pentru a determina dacă departamentul în cauză respectă standardele de control al calității și procedurile stabilite de control al calității. Această fază constă în pași de acțiune, incluzând observarea, testarea și efectuarea interviurilor personale. Cel mai adesea, echipa de audit completează anumite sarcini, cum ar fi performanța sau testarea calității și interviurile personale, în spatele scenei. Acest lucru ajută echipa să evite întreruperea operațiunilor zilnice cât mai mult posibil. Este important să înțelegeți că, la fel ca în cazul interviurilor personale, atât planul de audit, cât și lista de verificare se pot extinde în ceea ce privește domeniul de aplicare și profunzimea evaluării, în funcție de ceea ce descoperiți în timpul fazei de audit active.
Finalizarea și urmărirea activităților
Lucrarea "reală" începe odată ce faza activă a auditului este finalizată. Faza finală a unui audit de calitate începe cu o întâlnire pentru a examina, aborda și determina pașii necesari pentru a corecta problemele de calitate și zonele problematice. Creați un raport de gestionare care detaliază aceste informații. Odată ce proprietarul și managerii finalizează examinarea rezultatelor auditului, trebuie organizată o întâlnire de strategie care să se concentreze asupra analizării și a deciziei cum - și, uneori, dacă - să includă soluții pentru îmbunătățirea calității prezentate de echipa de audit.
