Minutele de întâlnire cronică acțiunile întreprinse în timpul unei întâlniri. Formatul respectă regulile de ordine ale lui Robert și este folosit pentru tot ce se întâmplă, de la întâlniri de club și de afaceri până la întâlniri guvernamentale. Pentru întâlnirile anuale HOA (Asociația Proprietarilor de Locuințe), procesul-verbal furnizează o evidență a deciziilor și a acțiunilor comitetului HOA. Prin luarea de note și înregistrarea ședinței, secretarul consiliului poate înregistra cu promptitudine minutele care urmează reuniunii. Opinia trebuie să fie lăsată în afara procesului-verbal pentru a menține documentul concis și obiectiv.
Utilizați programul de întâlnire pentru a crea o schiță a subiectelor de întâlnire. Listează subiectele și lasă loc pentru note.
Luați note la ședință cu privire la participarea, propunerile, deciziile și subiectele discutate în cadrul reuniunii. Rețineți cine a spus ceea ce puteți atribui corect. Puteți utiliza un înregistrator de voce pentru a evita orice lipsă. Notele dvs. ar trebui să rezume discuția. Notați data și ora întâlnirii și data încheierii reuniunii.
Introduceți minutele pornind de la numele HOA și numele întâlnirii. Listă care a participat și a fost absent. Indicați membrii consiliului după titlu și nume. Înregistrați ora și data întâlnirii.
Listează subiecte pentru a fi discutate și include toate propunerile, voturile și deciziile luate pentru fiecare subiect. Listează toate faptele prezentate, lăsând opinii și presupuneri.
Atașați toate rapoartele prezentate la întâlnire. Menționați că acestea au fost prezentate în procesul-verbal.
Elementele de care aveți nevoie
-
Caiet
-
Creion
-
Înregistrare vocală (opțional)
-
Calculator
-
Ședința agendei
