O diagramă a fluxului de lucru reprezintă vizual mișcarea și transferul de resurse, documente, date și sarcini prin întregul proces de lucru pentru un anumit produs sau serviciu. Un sistem de diagramă construit cu succes va reprezenta fluxul de lucru corect și rapid.
Îmbunătățirea eficienței și evitarea obstacolelor
Multe procese de lucru pot fi complicate și complexe, deci este important să se prezinte vizual modul în care sunt îndeplinite sarcinile pentru a îmbunătăți înțelegerea și eficiența angajaților. Diagramele fluxului de lucru indică în mod clar cine este responsabil pentru fiecare etapă, ce documente și resurse au nevoie și cât timp este necesar în fiecare etapă. Cunoașterea rolurilor angajaților și a cerințelor de resurse pentru producție permite managementului să definească cu ușurință punctele slabe și să atenueze blocajele. Slăbiciunile sunt orice aspecte ale fluxului de lucru care împiedică și încetinesc durata ciclului global al procesului.
Creșterea responsabilității și a comunicării
Afișarea vizuală a întregului proces de lucru permite angajaților să înțeleagă mai bine nu numai responsabilitățile lor de muncă, ci și rolurile altor angajați, ceea ce crește gradul de responsabilitate. Crearea unei diagrame de flux de lucru corecte și de succes mărește cunoștințele la locul de muncă datorită cercetării necesare și compilației datelor. Comunicarea se îmbunătățește și atunci când angajații au o mai bună înțelegere a procesului de lucru.
Utilizarea formelor pentru a afișa activitatea
Diagramele fluxului de lucru utilizează forme specifice care corespund diferitelor tipuri de activități. Un oval arată unde fluxul de lucru începe și se termină. Dreptunghiurile reprezintă o activitate de proces, o activitate sau o analiză. Diamantele înseamnă un proces de luare a deciziilor, de obicei rezultând două direcții posibile de flux de lucru. Dacă răspunsul la o decizie este da, fluxul de lucru continuă pe ruta intenționată, dar dacă răspunsul nu este, este posibil ca fluxul de lucru să ia altă cale pentru a rezolva problema. O diagramă cu multe forme de diamant poate fi mai greu de urmărit vizual. Cercurile reprezintă conectori de la o activitate la alta.
Implementarea diagramelor fluxului de lucru
Deși proiectarea diagramei fluxului de lucru poate fi un proces amplu și consumator de timp, implementarea acestuia poate fi mai dificilă. Managerii nu pot posta pur și simplu o diagramă la locul de muncă și se așteaptă ca angajații să-i livreze fără nici o îndrumare. Cele mai multe diagrame trebuie să fie combinate cu o teorie de îmbunătățire a fluxului de lucru, cum ar fi producția slabă, Six Sigma sau managementul calității totale. (Vezi referința 1)
Alternative la diagramele fluxului de lucru
Unele întreprinderi utilizează alternative la diagramele fluxului de lucru, cum ar fi procesele, planificarea afacerilor și controlul fluxului. Un proces sau o hartă de proces este un concept foarte asemănător cu diagramele de flux de lucru și de flux de lucru. Un proces de lucru este mai specific decât fluxul de lucru, concentrându-se mai mult pe intrări și ieșiri decât transferul de date, documente și sarcini. Planificarea afacerilor se concentrează mai mult pe obiective pe termen lung, decât pe îmbunătățirea fluxului de lucru curent. Managerii interesați de controlul fluxului privesc în mod special pentru a îmbunătăți controlul inventarului.
