Faptul că lucrați cu afacerea dvs. este un lucru bun, dar acest lucru nu se aplică întotdeauna în fiecare fază a operațiunilor. Introducerea datelor este un aspect cheie al afacerii în care trecerea la procese automate este aproape întotdeauna mai bună. În cazul întreprinderilor foarte mici, în care proprietarul este principalul operator, este totuși util să se efectueze manual toate intrările de date, deși modernizarea la un sistem automat poate face operațiuni mai ușoare. Pentru companiile cu mai mult de unul sau doi angajați, poate fi de asemenea util să renunțe la introducerea manuală a datelor cât mai curând posibil.
Dezavantaj: eroare umană
Încercați așa cum am putea, ființele umane sunt mai predispuse la erori decât computerele. În timp ce un sistem informatic are un glitch ocazional, înregistrează în general datele și o organizează într-un mod mai precis decât ființele umane, cu o mai mică nevoie de verificare a erorilor. Prelucrarea manuală a datelor necesită mult mai mulți ochi pentru a verifica și dubla verificarea datelor pentru acuratețe.
Dezavantaj: Viteza
Este nevoie de mult timp pentru a introduce datele manual. Mașinile și computerele sunt, în general, mai rapide decât oamenii, ceea ce eliberează timp pentru ca angajații să se concentreze asupra altor lucruri. În loc să introduceți cifre toată ziua, angajații dvs. ar putea petrece mai mult timp pentru a revizui inventarul, a crea diagrame sau a întocmi proiecții pentru creșterea viitoare.
Dezavantaj: Costurile forței de muncă
Costă o mulțime de bani pentru a plăti oamenilor să introducă manual datele și îi împiedică pe antreprenori și pe alți angajați să investească mai mult timp în punctul lor de maximă contribuție la viziunea și misiunea companiei. Lucrarea multora poate fi acum finalizată de o persoană, ceea ce înseamnă că aveți nevoie de mai puțini angajați de introducere de date sau decât puteți utiliza angajații dvs. în domenii care își angajează mai bine cadouri pentru a accelera creșterea companiei.
Avantaj: Costurile sistemului
Intrarea manuală a datelor nu necesită sisteme, mașini și programe costisitoare. Proprietarii de afaceri mici nu au întotdeauna un fond mare de pornire atunci când achiziționează operațiuni și de la sol. Un sistem de procesare manuală permite unei afaceri să intre în joc fără a trebui să investească o mulțime de capital prețios în computere, mașini și metode de procesare computerizată.
Avantaj: Ușor pentru mici start-up-uri
Unii antreprenori au un bun simț al modului în care pot urmări datele pe hârtie folosind foi de cărți, dar nu sunt la fel de confortabile cu sistemele informatice. Într-o perioadă în care probabil că învățați o mulțime de lucruri simultan, pentru a vă face afacerea, ar fi preferabil să vă opriți temporar învățarea unui sistem de introducere a datelor. Atâta timp cât păstrați înregistrările exacte manual, puteți aștepta să explorați această opțiune până când restul operațiilor zilnice sunt mai frecvente.
Avantaj: o supraveghere sporită
Atunci când păstrați înregistrările cu mâna, aveți control asupra categoriilor în care sunt plasate fiecare număr individual. Dacă afacerea dvs. are nevoi unice care fac vânzări sau tendințe greu de urmărit într-un mod automat, este posibil să fie necesar să urmăriți manual aceste numere.De exemplu, agențiile de servicii sociale care înregistrează modificări ale dinamicii familiei sau scutirea de suferințele emoționale ar putea găsi metode manuale de prelucrare a datelor mai precise decât metode automatizate.
Trecerea de la introducerea manuală la cea modernă
În timp ce introducerea manuală a datelor este uneori mai ușoară, cu o afacere foarte mică și permite costuri mai mici pentru a obține rostogolirea mingii, pe măsură ce o afacere crește, trebuie și metodele acesteia. Când sunteți gata să treceți de la introducerea manuală a datelor la ceva mai sofisticat, puteți căuta programe precum Quicken, QuickBooks sau programul gratuit, ZipBooks. Orice program de calcul tabelar vă poate ajuta să clasificați alte măsuri, cum ar fi ratele de succes ale programului, tendințele angajaților sau modificările dinamicii și proiecțiilor în moduri ușor de înțeles. Este înțelept să intri în câteva luni sau ani de date anterioare, astfel încât să puteți vedea tendințele în noile numere în timp ce le introduceți. Dacă aveți îndoieli, consultați un specialist în contabilitate sau introducere de date pentru ajutor unic sau ca regulat sprijin în menținerea înregistrărilor corecte de date pentru afacerea dvs.
