Cele mai bune practici de gestionare a contractului recomandă audituri regulate de conformitate a contractului. Cu toate acestea, spre deosebire de auditurile situațiilor financiare, care de obicei au loc anual, revizuirile contractuale apar mai frecvent. De exemplu, un program de audit pentru contractele de inginerie și construcții include adesea audituri lunare de plată, precum și audituri trimestriale, semestriale sau anuale pentru proiecte mai lungi. Deplina înțelegere a procedurilor de verificare a conformității mărește șansa de a prinde greșeli care altfel ar putea duce la cheltuieli risipitoare și depășiri de costuri.
Stabilirea obiectivelor de audit
În cazul în care revizuirea are loc în cadrul ciclului de viață al contractului, se vor stabili obiectivele auditului. Un audit de control - unul care are loc la începutul ciclului de viață al contractului - se concentrează, în mod obișnuit, pe evaluarea proceselor contractorului și a controalelor interne. Scopul este de a îmbunătăți comunicările și de a identifica și eficientiza procesele cu risc de depășire a cheltuielilor. Un audit de recuperare - unul care are loc lunar sau înainte de plata contractului final - caută discrepanțe de facturare, cum ar fi taxele nevalabile, supraevaluate și duplicate. Scopul este de a preveni erorile de facturare și de a recupera plățile excedentare.
Asamblați echipa de audit
Pentru a decide cu privire la mărimea și componența echipei de audit, analizați mărimea și complexitatea contractului. Cel puțin, atât echipele de control, cât și cele de recuperare trebuie să includă managerul de contract, un reprezentant al departamentului contabil și un terț neutru. Cu toate acestea, contractele mari sau complexe pot necesita alți membri ai echipei care sunt familiarizați cu procedurile de gestionare a contractelor și de audit. În cazul în care auditul descoperă activități frauduloase, ar putea fi necesar să aducem la cunoștință un expert contabil legist sau un anchetator de fraudă.
Proceduri de audit al controlului
Un audit de control privește în principal procedurile de facturare și plată și controalele preventive. Procedurile includ o revizuire intensă a contractului și atât contractorii, cât și conturile plătibile și procedurile de facturare și de plată a plăților. Revizuirea urmărește efectuarea de controale interne adecvate, cum ar fi separarea sarcinilor, sistemul de autorizare și securitatea informațiilor. Testele pot include crearea, procesarea și plata unei facturi eșantion, adesea introducând erori intenționate pentru a vedea dacă controalele existente sunt eficiente.
Proceduri de audit de recuperare
Analizele lunare de recuperare reconciliază ultimul raport al contractantului cu costurile de muncă cu sumele facturate în perioada curentă. Auditorii încep prin revizuirea raportului privind costul locurilor de muncă și compararea acestuia cu termenii de facturare și de plată. Pe baza prezenței oricărui steguleț roșu, auditorii pot selecta și testa doar câteva sau mai multe tranzacții eșantionate pentru diferite tipuri de costuri, cum ar fi costurile de muncă, materiale, administrative și generale. Testele de tranzacție constau în general în recalcularea și construirea de piste de audit. Potrivit KPMG, o firmă de audit, fiscală și consultanță, auditorii caută discrepanțe precum ore suplimentare semnificative, reclasificări de costuri, costuri de angajare, descrieri neobișnuite sau lipsă ale costurilor, sume mari sau neobișnuite în dolari, costuri suportate înainte de începerea contractului, cheltuieli.
Creați un raport de urmărire
În urma auditului, echipa pregătește și transmite un raport final proprietarului întreprinderii și contractantului, de obicei într-o întâlnire față în față. Deși constatările determină cât de multe informații conține raportul, accentul se pune pe identificarea, explicarea și furnizarea de recomandări pentru remedierea discrepanțelor sau a procedurilor ineficiente. De asemenea, auditorii stabilesc obiectivele, precum și explică procedurile de revizuire a contractului și de audit.
