Când gestionați un proiect, linia de jos este cunoașterea rezultatelor. "Produsele" reprezintă un termen pe care îl cunoaștem mereu în afacere și ar fi ușor să credem că se referă la produsele fizice pe care le primește, dar este mult mai larg decât asta.
Care sunt rezultatele?
În esență, rezultatele sunt rezultatul unui proiect. Există însă câteva tipuri de rezultate: livrările interne și externe, precum și rezultatele proiectului și ale proceselor.
Veniturile externe sunt serviciile sau produsele pe care un client sau client le-a angajat o companie să le ofere. Este ceva ce compania dvs. creează spre vânzare pentru a genera venituri pentru companie.
Rezultatele interne sunt sarcini și lucrări finalizate în cadrul companiei, care nu sunt bazate pe client, ci o cerință pentru funcționarea cu succes a afacerii. Depunerea impozitelor, efectuarea documentelor și gestionarea conturilor sunt considerate interne. Produsele interne nu vor trece niciodată la biroul unui client, dar pot fi produse pentru autorități precum IRS sau organismele de licențiere. Ele sunt încă în interiorul (intern) compania dvs., sau necesare pentru conducerea companiei dvs.
Rezultatele proiectului și rezultatele proceselor fac parte atât din categoria rezultatelor externe, cât și legate de activitatea clientului.Rezultatele proiectului sunt rezultate direcționate de client; orice produse și servicii care urmează a fi furnizate clientului ca urmare a proiectului.
Procesele de livrare, pe de altă parte, reprezintă oricare dintre lucrările efectuate pentru a finaliza livrarea proiectului. Acestea sunt documente, planuri, machete, orice clarificări cu privire la domeniul de aplicare și chiar la defalcările structurii muncii create pentru echipa internă.
Înțelegerea rezultatelor proiectului
Când clienții sau clienții își angajează o afacere pentru a furniza un serviciu sau a le vinde un produs, rezultatul pe care îl primesc este livrarea proiectului. Poate fi un produs fizic, dar poate fi și ceva intangibil, ca un serviciu, un raport sau un fișier de computer.
De exemplu, atunci când o companie aeriană îl contractează pe Boeing să vină cu o nouă aeronavă pentru ei, ei vor specifica ceea ce au nevoie de la avion - de la dimensiune, până la scaune și design. Avionul devine livrarea. Și dacă o companie deține o conferință internă și angajează un transcriber pentru a înregistra și documenta evenimentul, fișierele de transcriere sunt, de asemenea, rezultate.
Produsele furnizate pot fi produse de ieșire creative, hardware, software, documente, echipamente și alte servicii. Acestea pot fi locuri de muncă pe termen scurt sau proiecte complexe pe termen lung.
Cea mai clară livrare este definită în contractele de proiect, procesul va fi mai ușor de livrat.
Definirea rezultatelor proiectului
Nu este suficient să spunem ce va fi livrat la sfârșitul proiectului. Este esențial să existe un domeniu clar, costuri și termene stabilite în contractul de livrare, astfel încât ambele părți să fie de acord cu privire la ceea ce va fi livrat, când va fi livrat și pentru cât de mult.
De exemplu, să presupunem că sunteți contractant pentru livrarea unui nou site corporativ pentru compania dvs. de îmbrăcăminte. Cele mai multe detalii pe care le puteți furniza pentru ceea ce aveți nevoie de site-ul web, cu atât mai mult probabil veți avea livrările dorite.
Prin urmare, prezentarea rezultatelor ar trebui să includă lista tuturor aspectelor de care veți avea nevoie de pe site:
- Un portal dinamic de comerț electronic, în care clienții pot vedea îmbrăcăminte în mai multe vizualizări cu capabilități de zoom.
- Clienții pot achiziționa online cărți de credit, PayPal și Interac în mai multe valute.
- Integrarea agregării listei de adrese este în lista de dorințe a departamentului de marketing.
- Departamentul de produse dorește ca site-ul să fie ușor de actualizat cu un produs nou, dar trebuie de asemenea să ajusteze inventarul companiei 24 de ore din 24, astfel încât produsele să nu fie suprapuse sau să nu fie lăsate nevândute datorită slabei urmăriri a datelor.
Fiecare dintre aceste aspecte poate fi detaliat în contractul de proiect. Rezultatele procesului vor fi apoi decise pe plan intern de către echipa de proiect, într-un mod care să mute rapid proiectul astfel încât termenele externe ale livrărilor să poată fi respectate.
În acest caz, pot exista mai multe rezultate. Primul ar putea fi modelul de design al site-ului web, iar cel de-al doilea produs va fi site-ul funcțional sau carcasa. Prima livrare va avea nevoie de aprobare înainte de a putea fi creat cel de-al doilea produs și contractul va trebui să clarifice criteriile de acceptare a livrărilor.
Etape în definirea rezultatelor
Cele două cuvinte cele mai importante pe care trebuie să le țineți minte atunci când definiți rezultatele sunt "specifice" și "măsurabile".
Specificul vine în faza de planificare a proiectului și este locul în care vor fi stabilite detaliile pentru ceea ce trebuie să fie rezultatul; livrarea. Odată ce se confirmă specificul, costurile și forța de muncă pot fi conturate și un buget aprobat de client.
Momentele de referință fac parte din aspectul "măsurabil" al livrabilelor, dar ele sunt destinate utilizării interne - rezultatelor proceselor - doar un punct de control al drumului pentru finalizarea proiectului și eliberarea lucrării clientului.
Un alt aspect al părții măsurabile a rezultatelor proiectului este că trebuie să respecte criteriile de acceptare. În acest scop, clientul trebuie să fie clar în ceea ce îi este necesar în timpul contractului, sau poate să aibă puțină recompensă dacă livrările nu corespund cu ceea ce au imaginat.
Linii de bază și repere
Fie că lucrați la un proiect care necesită rezultate, fie că vă angajați să primiți rezultate. Într-un fel sau altul, proiectul are nevoie de linii de bază și repere pentru a asigura succesul.
Proiectele de bază ale proiectului pot fi fie linia de bază a domeniului, fie linia de bază a planului, fie valoarea de referință a costurilor. Împreună, acestea sunt linii de bază pentru măsurarea performanțelor și nu sunt definite înainte de finalizarea planificării proiectului. Acestea trebuie să fie un cadru de supraveghere, pe măsură ce proiectul este în curs de desfășurare.
Linia de bază a costului este bugetul așteptat. Domeniul de aplicare acoperă ce este întreaga gamă a proiectului și care ar trebui să fie așteptările și rezultatul. Programul este linia de timp pentru execuție și livrare. Dacă sau când detaliile proiectului se schimbă, trebuie notat și trebuie modificate liniile de bază.
În monitorizarea corectitudinii liniilor de bază, etapele importante sunt importante. Momentele de reper sunt sarcinile sau realizările care, atunci când se finalizează, ajută la accelerarea rezultatelor finale ale oricărui proiect. Momentele de reper pot fi realizări mari, cum ar fi realizarea unei încadrări într-un depozit nou sau ceva de genul semnării unui contract. În general, reperele reprezintă o funcție internă, un mijloc de monitorizare a progresului, care ajută echipa de proiect să rămână la țintă pentru datele de finalizare.
În cazul în care etapele de realizare ale unui proiect sunt pierdute sau dacă liniile de bază se schimbă, înseamnă că rezultatele pot să nu respecte termenul limită.
Gestionarea rezultatelor proiectului
Creepul de domeniu poate duce la deraierea rezultatelor dacă domeniul de aplicare al proiectului se extinde după ce lucrurile au început. Pentru a limita acest lucru, trebuie să fie clar despre ce rezultate sunt implicate în acordul inițial de proiect și să construiți timp și buget suplimentar, dacă este necesar, dacă se adaugă rezultate noi. Asigurați-vă că ați primit aprobarea din partea tuturor părților interesate din aceste instanțe.
Clienții și alte părți interesate pot îmbunătăți succesul proiectului, prin intermediul contribuțiilor lor, cu privire la criteriile de acceptare. Fiți clari în ceea ce privește destinația finală a livrării și scopul acesteia, pentru a vă asigura că satisfaceți nevoile și cerințele livrabilelor.
Utilizați software-ul de management al proiectelor pentru a menține pe toată lumea vizate și actualizate cu privire la progresul proiectului și cât mai mult de lucru trebuie făcut pentru finalizare. Acest lucru poate fi deosebit de productiv în cazul în care există mai mult de o livrare externă. Asigurați-vă că procesele, termenele și obiectivele sunt explicite și clare și delegați sarcinile.
