Menținerea în cunoștință de cauză a supraveghetorilor, a colegilor și a subordonaților este esențială pentru un birou de lucru fără probleme. În timp ce o mulțime de informații de zi cu zi sunt schimbate personal, prin e-mail sau prin telefon, uneori este necesar să scrieți o notă de birou care memorializează discuțiile și acțiunile care au avut loc deja (inclusiv evaluările angajaților) și / sau dă toată lumea este "capul sus" în ceea ce privește schimbările iminente. Iată ce trebuie să știți pentru a vă aduna gândurile și pentru a scrie o notă eficientă.
Identificați scopul memoriei pe care doriți să o scrieți. Încercați să o rezuma într-o propoziție scurtă. Exemple: orientare pentru noi angajați; Proceduri noi pentru procesarea cererilor de călătorie; Sărbători Potluck. Această teză va constitui linia "Subiect" din partea de sus a notei dvs. direct sub destinatari.
Identificați indivizii cărora le va fi trimis memo-ul. Dacă este vorba doar de câțiva oameni, memo-ul le va identifica fiecare după nume, titlu și departament. Dacă, totuși, merge la un grup mare, aceștia vor fi identificați printr-un titlu colectiv. Exemple: Toți angajații; Divizia 4 Manageri; Personalul de suport clerical. Aceste informații vor fi plasate în linia "To" a notei.
Identificați-vă și titlul în linia "De la". Chiar dacă toată lumea vă cunoaște ca "Bob", trebuie să vă identificați atât prin numele de familie, cât și prin numele de familie.
Urmați "Regula 3" pentru a construi conținutul memoriei; în special, spuneți cititorilor dvs. ce le veți spune, spuneți-le ce este și încheiați reiterând ceea ce tocmai le-ați spus. De exemplu, poate că memoria dvs. vă va aminti angajaților că distragerile din timpul sezonului de vacanță îl fac un moment popular pentru hoții de a fura obiecte cum ar fi portofelele și obiectele personale rămase la vedere. Primul paragraf îi va sfătui cu privire la necesitatea de a fi prudent. Al doilea paragraf va oferi sfaturi despre încuietori și uși și pentru a fi mai conștienți de vizitatori. Al treilea paragraf ar recomanda acțiuni care trebuie întreprinse dacă observă un comportament suspect sau sunt victime ale unui furt de birou.
Utilizați punctele bullet pentru notele care conțin conținut procedural sau orice tip de listă de verificare. Acestea sunt mult mai ușor de urmărit și de înțeles decât încorporarea acestora într-un paragraf narativ.
Respectați regula marginilor de 1 inci pe partea stângă și pe partea dreaptă și în partea de jos a paginii. În partea de sus a paginii dvs. este probabil o formă de antet sau un șablon care va lăsa marginea de sus în jos câteva centimetri. Dacă nu aveți un antet, puteți să vă creați un document frumos, centratând cuvântul "MEMO" cu 2 sau 3 inci aldine din partea de sus a paginii. Rubricile "Pentru:", "De la:" și "Subiect:" vor fi tipărite la marginea din stânga. Corpul memo-ului este unic.
Utilizați o notă de 12 pt. font care va fi ușor pentru destinatarii dvs. să citească. Times New Roman și Courier sunt standard; Bookman și Palatino sunt acceptabile, de asemenea.
Corectați cu atenție conținutul înainte de al imprima.
Copiați cât mai multe copii pe care le aveți și distribuiți-le destinatarilor.
sfaturi
-
Ori de câte ori este posibil, păstrați memoria la o singură pagină. Cu cât are de-a face cu oricine dintr-un birou, orice memorie care se îndreaptă către mai multe pagini este probabil să fie rezervată pentru lectură ulterioară și în cele din urmă va ajunge pe fundul stivei. În cazul în care conținutul este de urgență sau se referă la o întâlnire viitoare, trebuie să vă puneți calendarele, asigurați-vă că acest lucru se evidențiază în linia de subiect, astfel încât cititorii dvs. să nu piardă acest lucru.
Avertizare
Dacă conținutul memoriei dvs. este negativ sau poate scris în spiritul unui moment supărător, lăsați-l deoparte pentru câteva ore sau până a doua zi și citiți-l din nou.
